Stato del socio

In WindDoc, ogni socio è associato a un parametro chiamato “Stato socio”, che consente di identificare con precisione la sua posizione all’interno dell’associazione. Questo valore permette di gestire correttamente diverse situazioni, come soci attivi, sospesi, dimissionari o in attesa di approvazione.

Di seguito vediamo quali sono gli stati disponibili in WindDoc e come utilizzarli al meglio per una gestione ordinata e accurata dei soci.

Pendente (In attesa del pagamento)

Questo stato si riferisce alla prima iscrizione di un socio.
Quando un nuovo socio si iscrive all’associazione tramite form, oppure viene registrato manualmente ma non ha ancora saldato la quota di iscrizione, il sistema lo inserisce automaticamente nello stato Pendente.
Questo stato indica quindi che si tratta di una prima iscrizione in attesa del pagamento della quota associativa.

Da Confermare

Anche questo stato riguarda la prima iscrizione di un socio.
Viene utilizzato quando il socio ha effettuato il pagamento della quota di iscrizione, ma non è ancora stato formalmente approvato dall’associazione.

Questo stato è fondamentale perché permette all’associazione di identificare facilmente i soci che richiedono l’approvazione tramite verbale di ammissione.

Il verbale può essere generato singolarmente, oppure creato in forma multipla con un semplice click grazie alla funzione descritta in questa guida.

Una volta salvato il verbale di approvazione in forma multipla, tutti i soci inclusi vengono automaticamente aggiornati allo stato Attivo.

Da Approvare

Alcune associazioni – in particolare quelle che gestiscono soci minorenni – preferiscono approvare manualmente le iscrizioni inviate tramite form, disattivando l’inserimento automatico nel libro soci.

Quando l’opzione Attiva Convalida Iscrizione Manuale è abilitata (Impostazioni → Associazione → Configurazione), diventa necessario uno stato che identifichi chiaramente i soci in attesa di approvazione.
Lo stato Da Approvare serve proprio a questo: permette all’associazione di vedere immediatamente quali nuove iscrizioni richiedono una verifica e un’approvazione manuale.

Pendente / Rinnovo

Quando un socio avvia il processo di rinnovo della quota associativa ma non completa il pagamento tramite form, è utile sapere chi ha già richiesto il rinnovo e chi invece deve ancora saldare.
Per questo è stato introdotto lo stato Pendente/Rinnovo, dedicato ai soci che hanno richiesto il rinnovo ma non hanno ancora concluso il pagamento della quota.

Quota Scaduta

Questo stato viene assegnato automaticamente da WindDoc e indica che la quota associativa del socio è scaduta.
Di conseguenza, la sua iscrizione non è più in corso di validità fino al successivo rinnovo.

Attivo

Un socio risulta Attivo quando ha una quota associativa valida e non scaduta.
È lo stato “normale” dei soci regolarmente iscritti all’associazione.

Dimesso

Questo stato identifica un socio che non fa più parte dell’associazione.
La dimissione può avvenire perché il socio ha scelto di non rinnovare la sua iscrizione, oppure perché è stato dimesso forzatamente a seguito di decisioni interne.

La dimissione viene registrata dalla sezione Libro Soci, indicando la data di dimissione, e la motivazione, che verrà riportata nella stampa del libro soci.

Se un socio dimesso presenta una nuova richiesta di iscrizione, deve essere nuovamente approvato tramite verbale, come previsto per una prima iscrizione.

Bloccato

Lo stato Bloccato è stato introdotto per segnalare in modo evidente che al socio non è più consentito iscriversi o reinscriversi all’associazione. Quando un socio è in stato Bloccato non può completare l’iscrizione automatica tramite form.

Il form di iscrizione utilizza come parametro di riconoscimento principalmente il Codice Fiscale, e – se attivata nelle impostazioni – anche l’Email.
L’opzione può essere configurata in Impostazioni → Associazione → Configurazione, nella sezione Impostazioni Associazione, qui trovate la guida completa.

Configurazione Predefinita

In WindDoc, gli stati del socio configurati come impostazione predefinita per le automazioni, prevedono una struttura di iscrizione differente rispetto al metodo tradizionale. Nel processo classico, infatti, il socio presenta prima una richiesta di iscrizione, che deve essere approvata tramite verbale del consiglio direttivo, per poi essere effettivamente iscritto.

La configurazione predefinita di WindDoc è pensata per automatizzare al massimo l’iscrizione dei soci. In questa modalità, il socio si iscrive direttamente all’associazione, effettua il pagamento della quota associativa e successivamente viene generato automaticamente il verbale di approvazione.

Questo approccio consente di velocizzare il processo di iscrizione, permettendo di incassare immediatamente la quota con emissione automatica della ricevuta e di generare automaticamente verbali di approvazione multipli. In questo modo, le iscrizioni dei soci alla vostra associazione diventano completamente automatiche, garantendo un notevole risparmio di tempo nella gestione di nuove iscrizioni e rinnovi.

È comunque possibile configurare WindDoc in modo da seguire la metodologia classica, qualora l’associazione lo desideri.

Personalizzazione

Nella sezione Impostazioni → Associazione → Configurazione, sotto “Generazione automatica delle ricevute”, è possibile personalizzare l’assegnazione automatica dello stato del socio in base ad azioni automatiche, così da adattare WindDoc alle specifiche esigenze di ogni associazione. Per maggiori informazioni, consultate la sezione indicata al seguente link.