Abbonamenti
Per consentire ai soci di iscriversi ai corsi è necessario che siano in possesso di un abbonamento valido.
L’abbonamento definisce il periodo di validità durante il quale il socio può prenotare i corsi e, se è attiva la gestione a punti, contiene anche il numero di punti disponibili e quelli già utilizzati per le iscrizioni.
Gli abbonamenti possono essere creati manualmente dagli operatori oppure acquistati direttamente dai soci tramite il Portale Soci.
Creazione di un abbonamento
Per creare un nuovo abbonamento accedere alla sezione Associazioni Corsi → Abbonamenti.
In questa schermata vengono visualizzati tutti gli abbonamenti presenti nel sistema. Ogni abbonamento è identificato da un codice univoco generato automaticamente e riporta il relativo stato.
Lo stato può assumere tre valori:
- Pendente, quando l’abbonamento è stato creato ma si è ancora in attesa del pagamento.
- Attivo, quando il socio può utilizzare l’abbonamento per iscriversi ai corsi.
- Non attivo, quando l’abbonamento è stato temporaneamente disabilitato.
Ricordiamo che un abbonamento è valido, quindi utilizzabile da solo solo se il suo stato è Attivo.
La colonna Validità fornisce informazioni sullo stato temporale dell’abbonamento, indicando se è valido, in scadenza, scaduto oppure se diventerà attivo in una data futura, in base al periodo di validità impostato.
Per inserire un nuovo abbonamento è sufficiente cliccare su Aggiungi Abbonamento.
Durante la creazione è necessario indicare il socio a cui assegnare l’abbonamento, il pacchetto acquistato, il prezzo, gli eventuali punti disponibili per l’iscrizione ai corsi, la data di inizio e quella di fine validità. Se la data di fine non viene specificata, l’abbonamento non avrà una scadenza.
È inoltre possibile impostare lo stato dell’abbonamento, che per impostazione predefinita è Attivo, e utilizzare il flag Rinnovo come semplice informazione interna per indicare se l’abbonamento è già stato rinnovato.
Prima del salvataggio è possibile scegliere se:
- generare automaticamente la ricevuta;
- contrassegnarla come pagata;
- inviarla direttamente al socio tramite e-mail.
Una volta salvato, l’abbonamento sarà associato al socio selezionato e, se attivo, gli consentirà di iscriversi ai corsi disponibili.
Categoria di vendita
Quando WindDoc genera automaticamente la ricevuta dell’abbonamento, è possibile definire la categoria di vendita da utilizzare.
La configurazione è disponibile nella sezione Impostazioni → Personalizzazione → Gestione Moduli, all’interno del modulo Associazioni Corsi – Abbonamenti.
Questa impostazione consente di classificare correttamente le ricevute ai fini della rendicontazione, in base alla tipologia dei corsi organizzati dall’associazione.
Se non viene specificata alcuna categoria, WindDoc utilizzerà automaticamente la categoria Ricavi frequentazione corsi, con tipologia Istituzionale.
Acquisto degli abbonamenti dal Portale Soci
I soci possono acquistare autonomamente gli abbonamenti direttamente dal Portale Soci, senza l’intervento dell’associazione.
Dalla pagina dedicata è disponibile la funzione Acquista Abbonamento, che permette di selezionare uno o più pacchetti e completare il pagamento utilizzando uno dei metodi disponibili.
Se viene utilizzato un sistema di pagamento automatico, l’abbonamento sarà creato e attivato automaticamente al termine della transazione. Per attivare i pagamenti automatici fare riferimento alla guida dedicata.
È inoltre possibile offrire il pagamento tramite bonifico bancario. In questo caso, quando il socio conferma l’ordine, WindDoc crea automaticamente gli abbonamenti richiesti impostandoli con stato Pendente.
Quando il socio conferma il pagamento tramite bonifico bancario, l’associazione riceve sia una notifica che un’e-mail contenenti le informazioni sugli abbonamenti richiesti, così da poter verificare il pagamento e procedere con la loro attivazione.
Dopo aver ricevuto il pagamento sarà sufficiente accedere alla lista degli abbonamenti e, tramite il menu Azioni, attivarli oppure generare le relative ricevute in un’unica operazione.
Abbonamenti Ricorrenti
Dalla lista degli abbonamenti creati troviamo la possibilità di rendere una abbonamento ricorrente. Rendere un abbonamento ricorrente imposta degli automatismi che permetto di:
- Avere calendario interno che ci ricorda la scadenza di abbonamenti e ci permette di fare azioni manuali sul socio, come un ricontatto per comunicargli la scadenza
- Generare in automatico il nuovo abbonamento
- Generare in automatico la ricevuta/fattura/pro-forma relativa all’abbonamento (questo sarà in automatico impostato come non saldato). Tale funzione (se associata a invio automatico di scadenze dei documenti) permette di automatizzare le comunicazioni al vostro socio ricordandogli il saldo del nuovo abbonamento
Per rendere un abbonamento ricorrente rechiamoci nella lista degli abbonamenti creati, clicchiamo sul menù di destra relativo all’abbonamento da rendere ricorrente e clicchiamo sulla voce “Rendi Ricorrente”. Si aprirà ora una maschera come mostrato in figura.
Per la generazione di una ricorrenza dobbiamo inserire i seguenti campi
- Descrizione: testo che ci ricorderà velocemente la ricorrenza creata
- Ricorrenza: Indichiamo la data temporale di quanto sarà valido il nuovo abbonamento creato. Potremmo impostare di creare il nuovo abbonamento di durata uguale a quello attuale o possiamo impostare una timing personalizzato.
- Genera in Automatico l’abbonamento: Impostiamo se il sistema dovrà generare in automatico il nuovo abbonamento
- Genera in Automatico il documento: Impostiamo se il sistema dovrà generare in automatico il documento fiscale. Se attiva questa spunta possiamo selezionare quale documento si genererà in automatico (fattura, ricevuta, pro-forma, ecc… ecc…) ed eventualmente una numerazione dedicata al documento.
Salvando il tutto sarà generata in automatico la ricorrenza. Per la gestione completa delle ricorrenze vi rimandiamo alla guida dedicata
Per ogni abbonamento è disponibile infine la funzione “Informazioni” che mostra in quali corsi è stato utilizzato l’abbonamento.
