Eventi

Vediamo in questa guida come creare un evento in WindDoc.

Lista Eventi

Entrando nella gestione Eventi la prima sezione che viene mostrata è la lista di tutti gli eventi creati. Da questa gestione sono disponibili differenti filtri per ricercare più velocemente un determinato evento.

Nuovo Evento

La creazione di un evento comporta l’inserimento di differenti campi mostrati nella figura seguente.

Logo Evento

Nella sezione dedicata al Logo Evento, è possibile caricare un’immagine rappresentativa dell’evento. Questo logo sarà visibile sia nella sezione del portale soci, dove i partecipanti potranno iscriversi, sia nelle eventuali stampe collegate e nel form di iscrizione.

Informazioni Principali sull’Evento

Nella sezione Informazioni, è necessario inserire i dati essenziali dell’evento:

• Nome dell’evento: un titolo chiaro e rappresentativo.
• Data e ora: specificare l’inizio dell’evento e, se necessario, la data di fine.

La Descrizione dell’evento permette di fornire ulteriori dettagli. Questo testo sarà visibile sia nel portale soci che nel modulo di iscrizione, aiutando i partecipanti a comprendere meglio l’obiettivo e le caratteristiche dell’evento.

Il campo Form Personalizzato consente di creare un modulo dedicato per la registrazione dei partecipanti. Puoi utilizzare il form standard oppure configurarne uno personalizzato. Consulta la guida dedicata per maggiori informazioni su come realizzare moduli di iscrizione su misura.

Con il campo Iscrizione Evento, è possibile gestire lo stato del modulo di iscrizione. Puoi scegliere tra tre opzioni:

• Attivo: l’iscrizione è aperta.
• Non attivo: l’iscrizione è disabilitata.
• Attivo fino alla data dell’evento: consente l’iscrizione solo entro una data specifica.

Inoltre, è possibile impostare un numero massimo di partecipanti. Superata questa soglia, il modulo di iscrizione verrà automaticamente disattivato.

Gestione Prezzi e Quote di Partecipazione

Nella sezione Prezzi, è possibile definire se l’evento è gratuito oppure se prevede una quota di partecipazione. Le opzioni di iscrizione includono:

• Riservato a soci: l’iscrizione all’evento implica anche l’adesione come socio.
• Libero senza iscrizione: l’evento è aperto a tutti senza obbligo di associazione.
• Libero con possibile iscrizione: l’evento è aperto a tutti, ma i partecipanti possono scegliere se diventare soci dell’associazione.

Se l’evento prevede l’iscrizione di un nuovo socio, è possibile definire l’importo di iscrizione all’associazione. Puoi scegliere se applicare il calcolo standard, basato sulle impostazioni classiche della quota associativa (importo fisso o variabile in base alla carica), oppure impostare un importo personalizzato valido esclusivamente per l’iscrizione tramite questo evento.

Nel campo Documento da Generare, è possibile selezionare il tipo di documento da emettere (fattura, ricevuta, ecc.) in seguito a un pagamento. È anche possibile specificare l’aliquota IVA da applicare.
Ogni documento generato automaticamente dall’evento avrà assegnata, per impostazione predefinita, la categoria di vendita “Entrate e uscite da raccolta fondi occasionali” di tipologia Istituzionale.
Se necessario, è possibile personalizzare la categoria di vendita e la tipologia da attribuire ai documenti generati in base alle proprie esigenze.

Gestione Pass e QR Code

Attivando la funzione Gestione Pass, è possibile inviare ai partecipanti un biglietto elettronico contenente un QR Code. Questo sistema è utile per semplificare l’accesso all’evento e garantire un controllo rapido degli iscritti. Consulta la guida dedicata per configurare e utilizzare questa funzione.

La funzione Iscrivi dopo pagamento consente di decidere se completare l’iscrizione dei partecipanti immediatamente dopo la compilazione del modulo o solo dopo il saldo della quota. Questa opzione è utilizzabile se combinata con i pagamenti automatici.

Luogo dell’Evento

Nella sezione Indirizzo, è possibile indicare la sede fisica dove si terrà l’evento.

Attestato di Partecipazione

Per eventi che prevedono il rilascio di un attestato, è disponibile la funzione Attestato Partecipazione. Attivandola, WindDoc genererà automaticamente un attestato personalizzabile al termine dell’evento. Puoi utilizzare un testo standard o modificarlo aggiungendo variabili dinamiche, come il nome e il cognome del partecipante. Sotto l’editor di testo è riportata la lista delle variabili disponibili.

Campi Aggiuntivi

La sezione Campi Aggiuntivi consente di raccogliere informazioni specifiche attraverso il modulo di iscrizione, offrendo anche la possibilità di modificare il costo della quota di partecipazione all’evento. Puoi personalizzare le domande aggiungendo:

• Il nome del campo: la domanda da porre ai partecipanti.
• Il tipo di risposta richiesto testo, data, selezione, ecc.
• L’obbligatorietà del campo: se la risposta è obbligatoria o facoltativa

Questa funzione permette di adattare il modulo alle esigenze specifiche del tuo evento, garantendo una raccolta di dati completa e accurata. Le domande personalizzate saranno visibili sia nel form di iscrizione che nella richiesta di adesione sul portale soci.

Configuratore dei prezzi

Nella sezione Campi Aggiuntivi per i campi di tipo Selezione, Selezione Multipla e Sì/No, è possibile associare un prezzo. Questo valore, se specificato, verrà aggiunto automaticamente all’importo totale della quota di iscrizione in base alle risposte selezionate dal socio.

Per configurare un prezzo aggiungi un nuovo campo nella sezione Campi Aggiuntivi, scegliendo tra i tipi Selezione, Selezione Multipla o Sì/No. Una volta scelto il campo, definisci il prezzo per ciascuna opzione: ad esempio, nei campi di tipo “Selezione”, puoi inserire opzioni come “Corso base (10€)” o “Corso avanzato (20€)”. Nei campi di tipo “Selezione Multipla”, ogni opzione può avere un prezzo specifico, il cui totale dipenderà dal numero di opzioni selezionate. Nei campi di tipo “Sì/No”, invece, puoi assegnare un prezzo alla scelta “Sì”. Al termine, salva le modifiche per confermare le impostazioni.

Dettaglio Evento

Per ogni evento creato è disponibile una pagina di dettaglio che presenta le informazioni principali e diverse funzioni utili per la gestione.

Tra queste funzioni è presente il pulsante “Iscritti”, che consente di visualizzare e amministrare l’elenco dei partecipanti all’evento. Per maggiori dettagli sull’utilizzo di questa funzione, si rimanda alla guida dedicata.

Un’altra funzione disponibile è “Scarica Excel iscrizioni”, che permette di scaricare un file Excel da compilare con i dati dei partecipanti. Una volta completato, il file può essere reimportato tramite la funzione “Importa Iscritti”.

La funzione “Form Iscrizione” genera un link diretto al modulo di iscrizione all’evento, mentre il pulsante “Stampa QRCode” crea un QRCode contenente lo stesso link, pronto per essere stampato e utilizzato per un accesso rapido al form.

Infine, ogni evento offre la gestione “Attività”, un vero e proprio CRM dedicato che consente di pianificare, organizzare e monitorare tutte le attività correlate all’evento. Per ulteriori dettagli sul suo utilizzo, è disponibile una guida specifica.