Iscrizioni e Rinnovi Soci
Questa guida illustra le diverse modalità di iscrizione e rinnovo delle quote associative disponibili su WindDoc. Grazie a strumenti manuali e automatici, la piattaforma permette di semplificare e ottimizzare la gestione dei soci, rendendo le operazioni più rapide ed efficienti.
Iscrizione Manuale
L’iscrizione manuale rappresenta una soluzione semplice e immediata, ideale per gestire i pagamenti effettuati direttamente presso la sede della vostra associazione. Ad esempio, quando un socio salda la quota in contanti, è possibile registrare l’iscrizione accedendo alla sezione Libro Soci di WindDoc. Da qui, potete creare un nuovo profilo per il socio e generare automaticamente la ricevuta di pagamento, rendendo il processo rapido e tracciabile.
Questa modalità è particolarmente utile per le associazioni che preferiscono mantenere un contatto diretto con i propri membri o gestire pagamenti non digitali. Per maggiori dettagli sulla generazione delle ricevute, consulta la guida dedicata.
Iscrizione Automatica
Per le associazioni che desiderano digitalizzare il processo di iscrizione, WindDoc offre la possibilità di far registrare i soci in autonomia attraverso un modulo online consulta la guida dedicata.
Di base, la piattaforma propone un form standard con i campi più comuni, ma è possibile personalizzarlo per adattarlo alle esigenze specifiche della vostra associazione. Una volta compilato il modulo, il sistema può essere configurato per associare un pagamento automatico, permettendo ai soci di saldare immediatamente la quota tramite strumenti digitali come carte di credito o PayPal.
Questa modalità consente di risparmiare tempo e ridurre il carico amministrativo, rendendo il processo più fluido sia per l’associazione che per i soci. Per attivare i pagamenti automatici, fai riferimento alla guida dedicata
Pagamento successivo dell’iscrizione
L’iscrizione di un nuovo socio è spesso soggetta a verifiche da parte dell’associazione prima dell’ammissione definitiva. Ad esempio, può essere necessario controllare i dati inseriti, valutare le richieste di iscrizione dei minori oppure attendere l’approvazione del Consiglio Direttivo.
Nella maggior parte dei casi è consigliabile richiedere il pagamento della quota associativa direttamente durante la compilazione del modulo di iscrizione. Se il numero di richieste non approvate è molto basso, questa soluzione semplifica notevolmente la gestione, poiché sarà sufficiente rimborsare l’eventuale quota versata nei rari casi di mancata ammissione.
Qualora, invece, l’associazione preferisca richiedere il pagamento solo dopo l’approvazione del socio, WindDoc mette a disposizione la modalità Pagamento successivo.
Per utilizzare questa modalità è necessario creare un form di iscrizione personalizzato (vedere la guida dedicata), impostando nel campo Modalità di pagamento il valore Pagamento successivo e selezionando il metodo di pagamento da utilizzare.
Con questa configurazione il socio potrà compilare il modulo di iscrizione senza effettuare immediatamente il pagamento. Il form verrà registrato nel sistema e, nella sezione Form compilati, sarà contrassegnato con lo stato Da effettuare nella colonna Pagamento.
Invio del link di pagamento
Una volta completate le verifiche e approvata la richiesta di iscrizione, è possibile inviare al socio il link per il pagamento della quota associativa. WindDoc permette di effettuare questa operazione sia manualmente sia automaticamente, in base al flusso di lavoro adottato dall’associazione.
Invio manuale
L’invio manuale è consigliato quando l’approvazione dei soci viene gestita caso per caso o quando si desidera decidere autonomamente il momento in cui richiedere il pagamento.
L’invio può essere effettuato in due modi:
- Per un singolo socio, accedendo alla sezione Associazione → Soci e selezionando la funzione Email iscrizione/pagamento dal menu delle azioni del socio.
- Per più soci contemporaneamente, selezionando i soci interessati dalla lista e utilizzando la funzione Invia e-mail iscrizione/pagamento presente nel menu Azioni.
In entrambi i casi verrà inviata un’e-mail contenente il link di pagamento. Il contenuto del messaggio può essere personalizzato dalla sezione dedicata ai Template e-mail, modificando il modello Iscrizione/Pagamento.
Invio automatico
L’invio automatico è la soluzione consigliata quando l’associazione utilizza la procedura di approvazione tramite verbale del Consiglio Direttivo.
Durante la generazione del Verbale di approvazione, è infatti possibile attivare l’opzione che invia automaticamente al socio l’e-mail contenente il link di pagamento tramite la funzione Azioni (link alla guida).
In questo modo, una volta approvata l’iscrizione, WindDoc provvede automaticamente a notificare il socio senza la necessità di ulteriori operazioni manuali, rendendo l’intero processo di ammissione più rapido ed efficiente.
Come funziona il link di pagamento
Quando il socio compila il modulo di iscrizione, WindDoc genera un link di pagamento associato al form compilato. Utilizzando tale collegamento, il socio potrà completare il pagamento della quota e, al termine dell’operazione, verrà automaticamente iscritto al Libro Soci (se previsto dalla configurazione) oppure il modulo compilato verrà semplicemente contrassegnato come Pagato.
Il link ha una validità di 30 giorni dalla data di compilazione del modulo.
Una volta scaduto, WindDoc utilizzerà come link la compilazione del form di iscrizione configurato con l’opzione “Usa come form per link iscrizione”. In questo caso il socio dovrà compilare nuovamente il modulo prima di procedere al pagamento. Per consentire il riconoscimento automatico del socio già registrato, è necessario che il form contenga il campo Codice Fiscale.
I Rinnovi
La gestione del rinnovo delle quote associative è un’attività fondamentale per ogni organizzazione. WindDoc mette a disposizione strumenti intuitivi che permettono di inviare ai soci un avviso di rinnovo, ricordando loro la scadenza delle quote.
I rinnovi delle quote associative sono consultabili nella sezione dedicata, raggiungibile dal percorso Associazioni → Libro Soci → Rinnovi. All’interno di questa area vengono elencati tutti i soci che devono procedere con il rinnovo. In particolare, vengono mostrate tutte le quote già scadute e quelle in scadenza entro i 30 giorni successivi, così da poter inviare preventivamente la comunicazione per il rinnovo.
La data di rinnovo viene calcolata automaticamente dal sistema, in base alle impostazioni definite dall’associazione nel percorso Impostazioni → Associazione → Configurazione. Le scadenze possono quindi essere uguali per tutti i soci oppure differenziate, a seconda della modalità configurata (qui è possibile consultare la guida dedicata [sezione Quote associative]).
Rinnovo Manuale della Quota Associativa
Se la tua associazione utilizza quote con scadenza annuale o fissate a fine anno, puoi inviare comunicazioni di rinnovo manualmente accedendo alla sezione Associazioni -> Libro Soci e selezionando l’opzione Rinnovi. Qui è possibile gestire le comunicazioni e generare un’email personalizzata per ogni socio consulta la guida dedicata.
Le email di rinnovo inviate tramite WindDoc contengono un link unico per ogni socio. Questo link porta direttamente a un modulo precompilato con i dati del socio, facilitando e velocizzando il completamento del rinnovo. Grazie a questa funzione, i soci possono completare il pagamento senza dover reinserire informazioni già fornite.
Rinnovo Automatico delle Quote Associative
Per semplificare ulteriormente la gestione dei rinnovi, WindDoc consente di configurare l’invio di email di rinnovo in modalità automatica. Questa funzione è particolarmente indicata per le associazioni con quote associative a scadenza annuale, eliminando la necessità di controlli manuali quotidiani.
La funzionalità Scadenze permette di impostare avvisi automatici che vengono inviati ai soci a determinati intervalli, come 30, 15 o 7 giorni prima della scadenza della quota. In questo modo, ogni socio riceverà promemoria puntuali, riducendo al minimo il rischio di dimenticanze.
Grazie a questa automazione, la gestione dei rinnovi diventa un processo continuo e senza interruzioni. Per configurare questa funzione, consulta la guida dedicata alla gestione delle scadenze.