Guida alla configurazione iniziale del software Winddoc per associazioni
La configurazione iniziale è essenziale per sfruttare al meglio le funzionalità offerte da Winddoc No-Profir. Per iniziare, accedi alla sezione Impostazioni → Associazione -> Configurazione. Questa pagina è suddivisa in diverse sezioni, ognuna dedicata a specifici parametri di configurazione.Impostazioni associazione
In questa sezione configuri i dettagli principali della tua associazione.
- Legale rappresentante:
Indica il legale rappresentante dell’associazione. Questa figura sarà utilizzata come riferimento per la generazione di verbali. Prima di selezionarlo, è necessario creare la sua anagrafica nella sezione Rubrica.
- Tipologia soci:Winddoc supporta due tipologie di soci:
- Persone fisiche: utilizzerà Nome, Cognome e Codice Fiscale.
- Aziende: utilizzerà Ragione Sociale e Partita IVA.
- Tipo associazione:
Specifica la tipologia della tua associazione. Se si tratta di un’associazione sportiva, inserisci la data e il numero di iscrizione al CONI.
- Email avviso nuova iscrizione:
Se attivato, il sistema invierà automaticamente un’email all’associazione per ogni nuova iscrizione ricevuta tramite un modulo online.
- Notifica avviso nuova iscrizione:
Se attivato, il sistema invierà automaticamente una notifica all’associazione per ogni nuova iscrizione ricevuta tramite un modulo online.
- Invia comunicazioni al responsabile:
Abilita questa opzione per inviare comunicazioni al responsabile di un socio minorenne, oltre che al socio stesso.
- Attiva Form Iscrizione Classico:
Abilita questa opzione per attivare il form Classico di sistema di iscrizione all’associazione.
- Modalità ricerca Socio:
Con questa opzione è possibile stabilire i campi che il sistema utilizza per ricercare l’anagrafica di un socio durante la compilazione dei form di iscrizione online. Se viene selezionato il parametro “Codice Fiscale/P.IVA”, la ricerca avverrà unicamente su questo campo. Se invece viene scelta la modalità “Codice Fiscale/P.IVA + Email”, il sistema cercherà prima il socio tramite il Codice Fiscale o la Partita IVA indicati e, nel caso non trovi alcun contatto, effettuerà una seconda ricerca basata sull’indirizzo email. È importante prestare attenzione a questa seconda modalità: qualora in rubrica siano presenti più contatti con la stessa email e senza Codice Fiscale registrato, il sistema potrebbe associare l’iscrizione al socio sbagliato.
- Attiva la funzione QRCode pagina dettaglio Socio:
Attiva un QRCode che collega a una pagina dedicata allo stato della quota associativa del socio. Per ulteriori dettagli, consulta la guida specifica. Se tale opzione non è attiva la pagina non sarà visualizzata.
Quote associative
Questa sezione consente di configurare le quote di iscrizione e rinnovo.
- Importi delle quote:
Puoi impostare importi predefiniti di prima iscrizione o rinnovo, o importi specifici in base alla carica associativa. Puoi anche definire i prodotti che compongono la quota. Inoltre, è disponibile un configuratore che consente di personalizzare le quote in base a domande specifiche. consulta la guida specifica.
- Aggiornamento automatico dello stato socio:
Attiva questa funzione per aggiornare automaticamente lo stato del socio alla scadenza della quota. Lo stato può essere gestito liberamente o sincronizzato con la data di scadenza.
- Date di scadenza disponibili:
- Durata 12 mesi: La quota scade 12 mesi dopo la data di iscrizione.
- Fine anno: Tutte le quote scadono il 31 dicembre dell’anno di iscrizione.
- Altra data: Specifica una data di scadenza fissa indicando giorno e mese.
- Senza scadenza: La quota non scade mai, mantenendo il socio iscritto fino a dimissioni.
Impostazioni fiscali
Configura le opzioni fiscali dell’associazione:
- Regime fiscale:
Specifica se l’associazione opera in regime agevolato (ex legge 398/1991) e se è dotata di Partita IVA. Queste informazioni sono essenziali per il calcolo IVA e la generazione del rendiconto.
- Marca da bollo:
Indica se è necessario applicare o disattivare la marca da bollo sulle quote associative (Alcune associazioni hanno la possibilità di omettere tale contributo).
- Tipo di documento predefinito:
Seleziona se utilizzare Fattura o Ricevuta a fronte della generazione automatica del documento. Se il documento impostato sarà “Fattura”, questo sarà già pronto per essere gestito tramite fatturazione elettronica. Puoi anche configurare numerazioni dedicate per distinguere i documenti generati automaticamente.
- Numerazione documenti:
Indica la numerazione da utilizzare nei documeti che vengono generati automaticamente. Se non sarà specificato nulla sarà utizzata la classica numerazione incrementare 1,2,3.
- Invia ricevuta automatica:
Attiva questa funzione per inviare automaticamente la ricevuta ai soci quando registri manualmente una quota.
- Categoria Ritenuta di Accounto:
Durante la generazione del rendiconto, le ritenute d’acconto registrate in un acquisto o una prestazione occasionale vengono automaticamente categorizzate nella stessa categoria del documento di origine. In questo campo è possibile indicare se tali ritenute devono essere inserite nel rendiconto in una categoria dedicata.
Intestazione Fattura Socio Minore o Soggetto con Responsabile
- Persone fisiche: utilizzerà Nome, Cognome e Codice Fiscale.
- Aziende: utilizzerà Ragione Sociale e Partita IVA.
- Durata 12 mesi: La quota scade 12 mesi dopo la data di iscrizione.
- Fine anno: Tutte le quote scadono il 31 dicembre dell’anno di iscrizione.
- Altra data: Specifica una data di scadenza fissa indicando giorno e mese.
- Senza scadenza: La quota non scade mai, mantenendo il socio iscritto fino a dimissioni.
Questa funzione consente di gestire correttamente l’intestazione delle fatture emesse per soci minorenni.
In linea generale, quando una prestazione è erogata a favore di un minore, WindDoc intesta la fattura al minore stesso, in quanto destinatario del servizio. Questa modalità è utile anche ai fini fiscali, ad esempio per la ripartizione della spesa tra i genitori nel caso di figlio fiscalmente a carico.
Tuttavia, puoi configurare il comportamento automatico di WindDoc in base alle tue esigenze operative.
Nel campo Intestazione Fattura è possibile configurare il comportamento di Winddoc, selezionando tra le seguente modalità di operare:
- Intestata al minore: La fattura viene sempre intestata al soggetto per cui è stata erogata la prestazione.
- Intestata sempre al responsabile: La fattura viene intestata al responsabile (es. genitore), indipendentemente dall’età del soggetto.
- Intestata al responsabile solo se il soggetto è minorenne: La fattura viene intestata al responsabile solo nei casi in cui il soggetto risulti minorenne.
Se la fattura non viene intestata al minore puoi scegliere come indicare il minore all’interno del documento:
- Come anagrafica collegata: Il minore viene gestito come soggetto associato al responsabile.
- Come informazione descrittiva: I dati del minore vengono inseriti automaticamente nella descrizione della fattura.
Nel caso in cui il minore venga indicato come informazione descrittiva tramite l’apposito campo, è possibile definire il testo da riportare automaticamente nel documento.Il testo può includere delle variabili, che verranno sostituite dinamicamente con i dati del minore, permettendo così di personalizzare il contenuto della fattura.Di seguito un esempio.
Prestazione erogata per conto di {{contatto.nome}} {{contatto.cognome}},
Codice Fiscale {{contatto.codice_fiscale}},
nato/a a {{contatto.provincia_nascita}} il {{contatto.data_nascita}}
All’interno di WindDoc è possibile consultare l’elenco completo delle variabili disponibili direttamente nella sezione dedicata.
Tesseramento
Configura la gestione delle tessere associative. Puoi personalizzare il modello di stampa e altri parametri. Per ulteriori dettagli, consulta la guida dedicata.
