Registro dei volontari
Vediamo in questa guida come gestire il registro dei volontari.
In questo registro devono essere iscritti tutti i volontari non occasionali che svolgono attività di volontariato della vostra associazione. Tale registro è diventato obbligatorio con la riforma del terzo settore ed è legato al sistema di assicurazione dei volontari introdotto dalla riforma.
Per visualizzare la lista di tutti i volontari basta recarsi nella sezione Associazione -> Libro Volontari
Da questa gestione possiamo visualizzare tutti i volontari attivi e quelli dimessi. Per inserire un nuovo volontario basta cliccare sul pulsante [Iscrivi Socio].
Nella modulo che appare è sufficiente selezionare il socio interessato e la data di iscrizione. Nel caso in cui il socio si sia dimesso da tale mansione è sufficiente indicare la data di dimissione. In automatico il suo stato sarà impostato su “Dimesso”
Registro dei Volontari Digitale
Nella parte superiore della piattaforma è disponibile la funzione di stampa del Registro dei Volontari, che consente di esportare il registro in formato Excel oppure di generarlo in formato PDF.
Personalizzazione della stampa PDF
La stampa in formato PDF può essere personalizzata in base alle proprie esigenze. Per accedere alle impostazioni, aprire il menu Stampa e cliccare su Impostazioni.
È possibile scegliere il formato di stampa (verticale o orizzontale) e il tema da utilizzare, selezionando uno dei template disponibili: Classica, Base (con layout a tabella) oppure Sezioni, particolarmente indicato quando è necessario visualizzare un numero elevato di campi.
Nella sezione Campi selezionati sono riportati tutti i campi che verranno inclusi nella stampa. È possibile aggiungere nuovi campi trascinandoli dalla sezione Campi disponibili e modificarne l’ordine secondo le proprie esigenze.
Tipologie di stampa
Per la generazione del registro in formato PDF sono disponibili diverse modalità di stampa:
- Vidimata
- Completa
- Solo intestazioni
- Solo dati
La modalità Solo intestazioni e Solo dati è pensata per chi gestisce il Registro dei Volontari in formato cartaceo. In questo caso è possibile stampare preventivamente un determinato numero di pagine contenenti esclusivamente l’intestazione dell’associazione, numerarle e farle vidimare da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato (ad esempio il Segretario Comunale), che provvederà a certificare il numero complessivo delle pagine. Successivamente sarà possibile stampare i dati dei volontari sulle pagine già vidimate utilizzando la funzione Solo dati.
La modalità Completa e la modalità Vidimata consentono invece di generare l’intero Registro dei Volontari in formato PDF, comprensivo sia delle intestazioni sia dei dati. Queste modalità sono destinate alle associazioni che scelgono di conservare il registro esclusivamente in formato digitale, secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Per garantire la validità legale del registro digitale è necessario, almeno una volta all’anno, generare il documento completo tramite WindDoc, apporre la firma digitale del documento e applicare una marca temporale, così da assicurarne autenticità, integrità e immodificabilità nel tempo.
Per ulteriori informazioni sulle modalità di tenuta del Registro dei Volontari e sui relativi adempimenti normativi, è possibile consultare l’articolo di approfondimento dedicato.