Libro Soci
In WindDoc, l’inserimento di un socio nella sezione Associazione → Soci non è sufficiente per registrare ufficialmente l’iscrizione del socio alla vostra associazione.
In questa sezione, infatti, vengono visualizzati tutti i soci, sia quelli attuali sia quelli che in passato hanno fatto parte dell’associazione.
Per indicare ufficialmente che una persona è stata o è attualmente socia della vostra associazione è necessario utilizzare il Libro Soci.
Il Libro Soci consente di registrare l’effettiva iscrizione di un socio all’associazione. L’iscrizione può avvenire a seguito del pagamento della quota associativa, oppure nel caso di quota gratuita, tramite la semplice manifestazione di volontà di aderire all’associazione.
Dettaglio Libro Soci
Accedendo alla gestione [Libro Soci] presente nel menu [Associazione], è possibile visualizzare il Libro Soci aggiornato alla data odierna.
Il Libro Soci è un registro dinamico, che varia in base alle date di iscrizione e di cessazione dei soci. Per questo motivo, l’elenco dei soci può cambiare a seconda della data di riferimento selezionata.
Quando si accede alla gestione, viene mostrato automaticamente il Libro Soci alla data corrente, ovvero l’elenco dei soci attualmente iscritti all’associazione.
Se si desidera visualizzare il Libro Soci riferito a una data specifica (ad esempio per sapere quali soci risultavano iscritti al 31/12/2025), è sufficiente utilizzare la funzione “Data libro soci” e impostare la data desiderata.
Iscrizione di un socio al Libro Soci
Per iscrivere un socio nel Libro Soci è necessario registrare una quota di iscrizione.
Questa operazione può essere effettuata in due modi, direttamente dalla sezione Libro Soci, tramite il pulsante [Registra pagamento] oppure dalla scheda del socio, nella sezione “Libro del socio”
La registrazione della quota consente di indicare ufficialmente l’iscrizione del socio all’associazione e di riportarla correttamente nel Libro Soci.
Per registrare l’iscrizione di un socio al Libro Soci è necessario inserire alcuni dati fondamentali. Innanzitutto occorre selezionare il socio, che deve essere stato precedentemente inserito nella sezione Associazione → Soci, e indicare la quota associativa da applicare.
È poi necessario specificare la data di pagamento, cioè il giorno in cui il socio ha effettivamente versato la quota, e la data di inizio iscrizione, che rappresenta il momento a partire dal quale il socio risulta ufficialmente iscritto alla vostra associazione.
In base alla carica associativa assegnata al socio, il sistema suggerisce automaticamente l’importo della quota. La data di scadenza dell’iscrizione viene invece calcolata automaticamente in base alla configurazione definita nella sezione Impostazioni → Associazione → Configurazione.
Durante la registrazione è inoltre possibile scegliere se generare automaticamente la ricevuta di pagamento e se impostarla direttamente come pagata.
Esportazione libro soci
Il libro soci visualizza i soci attualmente Attivi di una Associazione, quindi la sua stampa cambia di giorno in giorno in base alle registrazioni di nuovi soci o alle dimissioni di soci esistenti.
In WindDoc No-Profit possiamo esportare il libro socio su foglio excel oppure eseguire un’esportazione del libro in un particolare formato stampato con vidimazione.
Per ogni esportazione verrà quindi richiesta la data in cui si vuole eseguire una stampa del libro soci.
Un consiglio utile è quello di eseguire annualmente la stampa vidimata del libro soci.
La stampa del libro soci può essere personalizza secondo le esigenze di ogni associazione. Dalla sezione Associazione -> Libro Soci troviamo il pulsante “Impostazioni” che ci permette di impostare la stampa del libro soci.
Il primo valore che possiamo impostare è se stampare il libro in formato Verticale o Orizzontale. Dobbiamo poi impostare lo stile di stampa, se a lista oppure a tabella. Infine possiamo indicare quali campi di ogni singolo socio vogliamo far comparire.
Per generare una stampa vidimata del libro è sufficiente cliccare sul pulsante [Stampa Libro Soci (Copia vidimata)]
Verrà presentata una lista delle precedenti stampe eseguite. Possiamo ristampare o generare una nuova stampa inserendo semplicemente la Data in cui vogliamo esportale il libro soci.
Un esempio di stampa vidimata del libro soci è rappresentato nella seguente immagine.
Rinnovi
Nella sezione Libro Soci, è presente una funzione dedicata alla gestione dei rinnovi. Attraverso questa funzionalità, è possibile monitorare le quote scadute, inviare comunicazioni ai soci e, se necessario, gestire la dimissione di un socio in modo ordinato e tracciabile.
Visualizzazione e Sincronizzazione dei Soci
La schermata dedicata ai rinnovi offre una panoramica chiara di tutti i soci con quote scadute. Qui è possibile non solo visualizzare l’elenco completo, ma anche esportarlo per eventuali analisi o archiviazioni esterne.
Se la tua associazione utilizza un software di newsletter integrato, avrai la possibilità di sincronizzare manualmente lo stato dei soci. Questo passaggio è utile nel caso in cui la funzione di sincronizzazione automatica non sia attivata o necessiti di un aggiornamento immediato.
Invio delle Email di Rinnovo
Un elemento fondamentale nella gestione dei rinnovi è la comunicazione con i soci. Per ciascun membro viene mostrato un campo denominato Email Rinnovo, che indica se è già stata inviata una notifica per ricordare il pagamento della quota.
Le email possono essere inviate in due modalità:
- Singola: ideale per gestire casi specifici o personalizzati.
- Massiva: utilizzando l’opzione “Azioni”, è possibile inviare un’unica comunicazione a tutti i soci con quote scadute, risparmiando tempo e garantendo una gestione uniforme.
L’email di rinnovo inviata automaticamente da WindDoc al socio contiene al suo interno un link dedicato per ogni socio. Questo permette al socio di trovarsi immediatamente già compilati i suoi dati nel form di rinnovo, rendendo la procedura più semplice e veloce.
Rinnovo del Pagamento
Per facilitare la continuità associativa, è disponibile la funzione Rinnova Pagamento, che consente di aggiornare lo stato del socio non appena la quota viene versata. Questo aggiornamento immediato garantisce che l’elenco dei soci sia sempre allineato alla situazione reale e che il membro possa continuare a beneficiare di tutti i vantaggi associativi senza interruzioni.
Gestione delle Dimissioni
Quando un socio decide di lasciare l’associazione, la funzione Dimetti Socio permette di assegnargli lo stato di “dimesso” e di registrare automaticamente una data di dimissione. Questa operazione è fondamentale per mantenere un archivio accurato e trasparente della storia dei soci.
È importante notare che, nel caso in cui un socio dimesso decida in futuro di riscriversi, sarà necessario rigenerare il verbale di approvazione. Questo passaggio garantisce che la riammissione del socio sia gestita in conformità con le regole statutarie dell’associazione.