Libro Soci
Vediamo in questa guida come gestire il libro soci.
Il libro soci è un’utile strumento per la gestione interna di una associazione attuo alla dimostrazione della vita associativa e alla semplificazione di eventuali controlli da parte di terzi.
Dettaglio libro soci
Entrando nella gestione [ Libro soci ] presente nel menù [ Associazione ] possiamo visualizzare il dettaglio del libro soci alla data odierna.
Un socio per essere parte di una associazione, quindi essere presente nel libro soci, deve pagare o rinnovare la quota associativa annua.
Tramite il pulsante [ Registra pagametno] possiamo quindi iscrivere un socio nella nostra associazione. I dati richiesti sono mostrati nella seguente immagine.
I dati richiesti sono il Socio, la Quota associativa, la Data di pagamento e la Data scadenza quota.
Possiamo inoltre decidere se generare in automatico la ricevuta di pagamento e se impostare questa come pagata.
Per la gestione di rinnovi abbiamo creato una sezione dedicata dove visualizzare tutti i socio con quota associativa scaduta. Cliccando sul pulsante [ Rinnovi ] possiamo visualizzare la lista di tutti i soci che devono rinnovare la quota di iscrizione all’associazione.
Da questa gestione possiamo per ogni socio rinnovare la quota associativa registrando il pagamento, oppure dimettere il socio.
Esportazione libro soci
Il libro soci visualizza i soci attualmente Attivi di una Associazione, quindi la sua stampa cambia di giorno in giorno in base alle registrazioni di nuovi soci o alle dimissioni di soci esistenti.
In WindDoc No-Profit possiamo esportare il libro socio su foglio excel oppure eseguire un’esportazione del libro in un particolare formato stampato con vidimazione.
Per ogni esportazione verrà quindi richiesta la data in cui si vuole eseguire una stampa del libro soci.
Un consiglio utile è quello di eseguire annualmente la stampa vidimata del libro soci.
La stampa del libro soci può essere personalizza secondo le esigenze di ogni associazione. Dalla sezione Associazione -> Libro Soci troviamo il pulsante “Impostazioni” che ci permette di impostare la stampa del libro soci.
Il primo valore che possiamo impostare è se stampare il libro in formato Verticale o Orizzontale. Dobbiamo poi impostare lo stile di stampa, se a lista oppure a tabella. Infine possiamo indicare quali campi di ogni singolo socio vogliamo far comparire.
Per generare una stampa vidimata del libro è sufficiente cliccare sul pulsante [Stampa Libro Soci (Copia vidimata)]
Verrà presentata una lista delle precedenti stampe eseguite. Possiamo ristampare o generare una nuova stampa inserendo semplicemente la Data in cui vogliamo esportale il libro soci.
Un esempio di stampa vidimata del libro soci è rappresentato nella seguente immagine.
Rinnovi
Nella sezione Libro Soci, è presente una funzione dedicata alla gestione dei rinnovi. Attraverso questa funzionalità, è possibile monitorare le quote scadute, inviare comunicazioni ai soci e, se necessario, gestire la dimissione di un socio in modo ordinato e tracciabile.
Visualizzazione e Sincronizzazione dei Soci
La schermata dedicata ai rinnovi offre una panoramica chiara di tutti i soci con quote scadute. Qui è possibile non solo visualizzare l’elenco completo, ma anche esportarlo per eventuali analisi o archiviazioni esterne.
Se la tua associazione utilizza un software di newsletter integrato, avrai la possibilità di sincronizzare manualmente lo stato dei soci. Questo passaggio è utile nel caso in cui la funzione di sincronizzazione automatica non sia attivata o necessiti di un aggiornamento immediato.
Invio delle Email di Rinnovo
Un elemento fondamentale nella gestione dei rinnovi è la comunicazione con i soci. Per ciascun membro viene mostrato un campo denominato Email Rinnovo, che indica se è già stata inviata una notifica per ricordare il pagamento della quota.
Le email possono essere inviate in due modalità:
- Singola: ideale per gestire casi specifici o personalizzati.
- Massiva: utilizzando l’opzione “Azioni”, è possibile inviare un’unica comunicazione a tutti i soci con quote scadute, risparmiando tempo e garantendo una gestione uniforme.
L’email di rinnovo inviata automaticamente da WindDoc al socio contiene al suo interno un link dedicato per ogni socio. Questo permette al socio di trovarsi immediatamente già compilati i suoi dati nel form di rinnovo, rendendo la procedura più semplice e veloce.
Rinnovo del Pagamento
Per facilitare la continuità associativa, è disponibile la funzione Rinnova Pagamento, che consente di aggiornare lo stato del socio non appena la quota viene versata. Questo aggiornamento immediato garantisce che l’elenco dei soci sia sempre allineato alla situazione reale e che il membro possa continuare a beneficiare di tutti i vantaggi associativi senza interruzioni.
Gestione delle Dimissioni
Quando un socio decide di lasciare l’associazione, la funzione Dimetti Socio permette di assegnargli lo stato di “dimesso” e di registrare automaticamente una data di dimissione. Questa operazione è fondamentale per mantenere un archivio accurato e trasparente della storia dei soci.
È importante notare che, nel caso in cui un socio dimesso decida in futuro di riscriversi, sarà necessario rigenerare il verbale di approvazione. Questo passaggio garantisce che la riammissione del socio sia gestita in conformità con le regole statutarie dell’associazione.