Gestione Privacy
In Winddoc abbiamo creato una sezione dedicata alla gestione della privacy, fondamentale per aziende e associazioni. Ogni organizzazione è obbligata a redigere e far firmare informative sulla privacy o condizioni di utilizzo ai propri clienti e associati. Grazie a Winddoc, puoi gestire questi documenti in modo semplice e ordinato.
Creazione e Gestione dei Modelli di Privacy
Vai su Impostazioni → Moduli Privacy per visualizzare tutti i modelli di privacy esistenti. Da questa sezione, puoi visualizzare l’elenco dei modelli creati e creare un nuovo modello cliccando su “Aggiungi nuova privacy”.
Nella generazione di un nuovo modello di privacy è necessario specificare:
- Titolo della Privacy
- Tipologia, scegliendo tra le seguenti opzioni:
- Iscrizione Socio ad evento (Web): per il modulo predefinito di iscrizione agli eventi.
- Iscrizione Socio: per l’iscrizione o il rinnovo della quota associativa.
- Iscrizione Socio Minorenne: per l’iscrizione o rinnovo della quota associativa di un socio minorenne.
- Iscrizione Contato: visualizzata nella sezione dedicata al contatto.
- Iscrizione Socio: visualizzata nella scheda del socio
- Testo della privacy
Le prime tre selezioni (Iscrizione Socio ad evento, Iscrizione Socio, Iscrizione Socio Minorenne) sono utilizzate per mostrare i modelli di privacy nei moduli di iscrizione WEB predefiniti di sistema. Se invece viene generato un form di iscrizione personalizzato (link alla guida) è possibile selezionare manualmente quale modello di privacy utilizzare. Queste tipologie di privacy sono utilizzate come flag digitale, quindi pensate per essere accettate dal cliente con un semplice Flag alla compilazione del form di iscrizione.
Il campo “Selezione Facoltativa” permette di decidere se il flag di accettazione della privacy è obbligatorio o facoltativo per completare l’iscrizione.
La selezione (Iscrizione Contato e Iscrizione Socio) invece sono utilizzate per far visualizzare le informazioni di privacy nella scheda del contatto o del socio.
Nel campo editor di testo, puoi inserire l’informativa sulla privacy. Usa il pulsante “Carica modello” per utilizzare un modello predefinito come base. Il testo inserito può essere personalizzate con variabili dinamiche (elencate sotto l’editor), che ti permettono, ad esempio, di inserire automaticamente il nome o cognome del socio/contatto.
Ricordiamo che il modulo privacy che si autogenera è fornito esclusivamente a titolo di esempio e non non costituisce in alcun modo una consulenza legale o un documento ufficiale.
GMV Software S.r.l.s declina ogni responsabilità per eventuali inesattezze, omissioni o utilizzi impropri del documento.
È necessario far revisionare il testo da un responsabile privacy o da un consulente qualificato, che ne garantisca la conformità alle normative vigenti.
Visualizzazione delle Informazioni di Privacy
Nelle anagrafiche contatti o anagrafiche soci, vengono mostrate tutte le privacy create con le tipologie Iscrizione Contatto o Iscrizione Socio. Da questa sezione è possibile monitorare se la privacy è stata consegnata, accettata o, in caso contrario, rifiutata dal cliente.
Accedendo alla scheda contatto, è possibile modificare lo stato della privacy ed allegare la scansione del documento firmato dal cliente. Questa funzionalità consente di mantenere sotto controllo la gestione di tutti i modelli di privacy, verificando se sono stati consegnati e processati correttamente per ciascun cliente.
Per le tipologie di privacy Iscrizione Socio ad evento, Iscrizione Socio e Iscrizione Socio Minorenne, i relativi documenti verranno caricati automaticamente nella scheda del socio subito dopo l’accettazione effettuata tramite il modulo di iscrizione