Avvisi Scadenze Automatiche

In WindDoc è possibile attivare azioni automatiche in corrispondenza di determinate scadenze, come:

• la scadenza di un documento,
• la quota associativa di un socio o tesserato,
• la scadenza di un abbonamento a un corso,
• la scadenza di un contratto (vedi gestione dedicata),
• la data di compleanno di un socio o contatto.

Le azioni automatiche possono includere l’invio di un SMS o di un’email, la creazione di un’attività CRM, oppure l’aggiunta o la rimozione di tag dal profilo del contatto e del socio.

Per ulteriori dettagli sulla gestione dei tag, è disponibile la guida dedicata.

In questa guida vedremo come gestire e abilitare l’invio di scadenze automatiche, ad esempio l’email di rinnovo tessera in prossimità della scadenza della quota associativa. Per ogni scadenza è possibile associare uno o più avvisi automatici o attività da eseguire, impostando tempistiche di invio personalizzate.

Gestione Scadenze

La gestione delle scadenze è accessibile dal percorso Strumenti → Avvisi e Scadenze.

In questa sezione viene visualizzato un calendario che riporta tutte le scadenze programmate. Cliccando su una specifica scadenza è possibile visualizzare i messaggi e le attività associate, distinguendo tra quelle già eseguite e quelle ancora da effettuare in riferimento a quella determinata scadenza.

Cliccando sul pulsante “Lista Avvisi” è possibile visualizzare nel calendario tutti gli avvisi programmati (come messaggi, email, ecc.) che sono stati inviati o che devono ancora essere inviati.
Per ogni scadenza è infatti possibile impostare uno o più avvisi, ciascuno con tempistiche di invio differenti.

Gestione Avvisi

Alla prima configurazione il calendario Avvisi risulterà vuoto, poiché non sono ancora state create né indicate al sistema le tipologie di avvisi da generare. È quindi necessario procedere con la creazione di un nuovo avviso. È importante ricordare che, per ogni tipologia di documento, è possibile definire più avvisi distinti, programmati per essere inviati in momenti diversi.

Per aggiungere un nuovo avviso, è sufficiente cliccare sul pulsante “Modifica Avvisi” e successivamente su “Aggiungi Avviso”.

Per creare un nuovo avviso, è necessario indicare un nome identificativo interno e selezionare la tipologia di scadenza da gestire.
Le tipologie di scadenze disponibili sono:

• Scadenza di documento – Documento associato all’anagrafica di un contatto o socio (vedi guida dedicata).
• Scadenza quota associativa del socio – Quando scade la quota associativa di un socio.
• Scadenza quota associativa del tesserato – Quando scade la quota associativa di un tesserato.
• Abbonamento – Scadenza di un abbonamento a un corso (vedi guida dedicata).
• Contratto – Scadenza di un contratto associato a un socio (vedi gestione dedicata).
• Data di compleanno – Data impostata nella sezione Rubrica per ogni contatto o socio.

Successivamente, è necessario selezionare il tipo di avviso da eseguire. Le opzioni disponibili sono:

• Email – Invia automaticamente un’email al socio o al contatto.
  È necessario che nell’anagrafica del contatto associato alla scadenza sia compilato il campo email.
• SMS – Invia un messaggio SMS al socio o al contatto.
  Per utilizzare questa funzione è necessario configurare un provider SMS (vedi guida dedicata) e inserire il numero di cellulare nell’anagrafica del contatto.
• Attività CRM – Genera automaticamente un’attività CRM collegata al socio o al contatto, che potrà essere successivamente gestita e completata (vedi guida dedicata).
• Aggiunta/Rimozione Tag – Aggiunge o rimuove automaticamente i tag indicati sia dall’anagrafica del socio che del contatto. Questa funzione è particolarmente utile se si utilizza un software esterno di email marketing (vedi guida dedicata).

Successivamente, è possibile attivare o disattivare l’avviso selezionando il parametro “Abilitato”.

Si procede poi con la definizione del tempo di preavviso, che determina quando l’avviso dovrà essere inviato rispetto alla data di scadenza.
È possibile impostare l’invio prima o dopo la scadenza, anche in base al mese di riferimento.
Questa funzione risulta particolarmente utile, ad esempio, se la vostra associazione rimane chiusa nel mese di agosto e desiderate anticipare o posticipare gli avvisi relativi a quel periodo.

Infine, si inseriscono le specifiche della notifica:

• Email → indicare l’oggetto e il testo del messaggio. È inoltre possibile allegare all’email uno o più modelli precompilati, utili per inviare documenti personalizzati. Per maggiori dettagli, consultare la guida dedicata ai modelli dei soci (link) o la guida ai modelli dei contatti (link).
• SMS → compilare il testo del messaggio.
• Attività CRM → specificare il tipo di attività da generare.
• Aggiunta/Rimozione Tag → indicare i tag da aggiungere o rimuovere.

Nel caso di notifiche di tipo Email o SMS, è possibile personalizzare il testo del messaggio utilizzando alcune variabili dinamiche, come ad esempio il nome o il cognome del contatto destinatario.
L’elenco completo delle variabili disponibili è consultabile nella sezione “Variabili disponibili”.

Un’attenzione particolare va riservata alle notifiche di tipo Scadenza quota associativa. In questo caso, se si sceglie di inviare un’email al socio, nella lista delle variabili sono disponibili due opzioni fondamentali: {{link_rinnovo_quota}} e {{url_rinnovo_quota}}. La prima genera automaticamente un pulsante già precompilato, mentre la seconda inserisce direttamente il link. Questa funzione è particolarmente utile perché crea per ciascun socio un collegamento dedicato che apre il form di rinnovo dell’iscrizione già compilato con i suoi dati personali. Il form utilizzato per il rinnovo può essere personalizzato ed indicato nella gestione Form Iscrizione Associazione (vedi guida dedicata).

Dalla lista delle scadenze è possibile visualizzare tutte quelle inserite. Al momento della creazione di una nuova scadenza, il sistema non calcola automaticamente gli avvisi relativi a quelle già movimentate: gli avvisi vengono generati solo quando la scadenza viene effettivamente movimentata.

Se si desidera invece forzare la generazione di un avviso per una scadenza già esistente, è sufficiente cliccare sulla voce di menù “Ricalcola Scadenze” dell’avviso creato. In questo modo il sistema provvederà automaticamente a generare le scadenze, ma l’operazione avrà effetto solo sui documenti o sulle scadenze non ancora scadute.