La compilazione del rendiconto di un’associazione può essere semplificata utilizzando strumenti che permettono di raccogliere e organizzare le entrate, le uscite e i saldi di cassa e banca necessari alla predisposizione del rendiconto.
In questa guida vediamo due strumenti utili per la gestione e la generazione del rendiconto: un modello in formato Excel e WindDoc No-Profit.
Modello Excel per il rendiconto
Il modello Excel può essere scaricato gratuitamente da questo link e permette di raccogliere i dati dell’associazione e riportarli nel Modello D del rendiconto.
Il file è suddiviso in 8 schede, ognuna dedicata a una specifica funzione.
1. Modello D
Nella scheda Modello D viene generato il rendiconto sulla base dei dati inseriti nelle altre sezioni del modello.
Non è quindi necessario compilare manualmente ogni voce del rendiconto: gli importi vengono riportati automaticamente sulla base delle informazioni inserite nelle schede dedicate a entrate e uscite.
2. Entrate (t)
In questa scheda vengono inserite le entrate dell’anno corrente, suddivise secondo le diverse sezioni previste dal rendiconto.
Sono presenti, ad esempio, le sezioni:
- A1) Entrate da quote associative e apporti dei fondatori
- A2) Entrate degli associati per attività mutuali
Per ogni entrata è possibile indicare data, descrizione dell’operazione e importo.
3. Uscite (t)
La scheda Uscite (t) segue lo stesso principio della precedente, ma è dedicata ai costi sostenuti dall’associazione durante l’anno corrente.
Anche le uscite sono suddivise in base alle diverse tipologie previste dal rendiconto. Per ogni operazione è possibile indicare la data, la descrizione e l’importo.
4. Entrate (t-1)
Questa scheda è dedicata alle entrate dell’anno precedente.
La compilazione segue le stesse modalità della scheda Entrate (t), ma i dati da inserire sono quelli relativi all’esercizio precedente.
5. Uscite (t-1)
La scheda Uscite (t-1) permette di inserire i costi sostenuti dall’associazione nell’anno precedente, seguendo la stessa struttura della scheda Uscite (t).
6. Istruzioni
Nella scheda Istruzioni sono riportate le indicazioni per la compilazione del modello.
Qui è inoltre possibile inserire alcuni dati iniziali, come il nome dell’associazione e l’anno di esercizio a cui si riferisce il rendiconto.
7. Es.t
La scheda Es.t contiene una prima nota nella quale vengono riepilogati i movimenti dell’anno corrente.
Questa sezione permette di avere un riepilogo delle entrate e delle uscite suddivise per conto, ad esempio Cassa e Conto corrente, così da poter verificare i relativi saldi.
8. Es.t-1
La scheda Es.t-1 svolge la stessa funzione della precedente, ma è relativa all’esercizio dell’anno precedente.
Come utilizzare il modello Excel
Per compilare il modello relativo all’anno corrente è necessario inserire le entrate nella scheda Entrate (t), nella relativa sezione del rendiconto, e le uscite nella scheda Uscite (t).
È inoltre necessario compilare la sezione Es.t, riportando i movimenti sui conti utilizzati dall’associazione, ad esempio Cassa e Conto corrente. In questo modo è possibile ottenere un riepilogo dei movimenti e dei relativi saldi.
Inserire i dati dell’anno precedente
Per riportare nel rendiconto i dati relativi all’anno precedente è possibile procedere in due modi.
La soluzione più semplice consiste nel riportare direttamente gli importi del rendiconto dell’anno precedente nella scheda Modello D.
In alternativa, è possibile compilare nel dettaglio le schede Entrate (t-1) e Uscite (t-1), inserendo rispettivamente le entrate e le uscite dell’esercizio precedente. In questo caso, il modello calcolerà automaticamente i relativi totali e li riporterà nel Modello D.
Una volta inseriti i dati, la scheda Modello D viene quindi compilata automaticamente con gli importi relativi alle diverse sezioni del rendiconto.
L’unica sezione che deve essere completata manualmente è quella relativa a Cassa e banca, nella quale devono essere riportati i saldi dei conti dell’associazione, verificandoli sulla base degli estratti conto e della situazione della cassa.
Come generare il rendiconto dell’associazione con WindDoc No-Profit
Oltre al modello Excel, è possibile utilizzare WindDoc No-Profit per gestire durante l’anno le entrate, le uscite e i movimenti dell’associazione e utilizzare questi dati per generare il rendiconto.
Il vantaggio è quello di poter registrare e classificare le operazioni durante l’anno, evitando di dover ricostruire tutti i dati al momento della compilazione del rendiconto.
Registrare entrate e uscite
In WindDoc troviamo due sezioni principali per la gestione delle operazioni dell’associazione:
- Fatture e Documenti, dove possiamo registrare le fatture e gli altri documenti di vendita;
- Acquisti, dove possiamo registrare le fatture di acquisto e gli scontrini.
Quando creiamo un documento, per ogni prodotto o voce inserita troviamo il campo Categoria vendita.
Questo campo permette di associare l’operazione alla relativa categoria del rendiconto.
Utilizzando il pulsante con la lente possiamo ricercare rapidamente la categoria e selezionare direttamente la sezione del rendiconto alla quale associare l’operazione.
Oltre alla categoria, WindDoc permette di specificare anche la tipologia dell’entrata, indicando ad esempio se si tratta di un ricavo commerciale, di un’entrata istituzionale o di una raccolta fondi.
Il principio di cassa
Come abbiamo visto nella parte precedente dedicata al rendiconto, per gli Enti del Terzo Settore è importante considerare il principio di cassa.
Non è quindi sufficiente registrare una fattura o un altro documento: è necessario registrare anche il momento in cui l’operazione viene effettivamente incassata o pagata e il conto utilizzato.
Nella sezione Scadenze, pagamenti e date di saldo possiamo quindi indicare:
- se il documento è stato saldato;
- la data del pagamento o dell’incasso;
- il conto sul quale è stato effettuato il movimento.
In questo modo WindDoc può considerare correttamente l’operazione ai fini del rendiconto.
Lo stesso procedimento viene utilizzato per le uscite.
Quando registriamo una fattura di acquisto o uno scontrino, associamo il documento alla relativa categoria e, al momento del pagamento, indichiamo il conto utilizzato.
Registrare automaticamente iscrizioni, donazioni, corsi ed eventi
Non è sempre necessario creare manualmente ogni singolo documento.
WindDoc No-Profit dispone infatti di funzioni che permettono di generare automaticamente alcune ricevute, ad esempio per:
- iscrizioni e rinnovi dei soci;
- donazioni;
- corsi;
- eventi.
In questi casi la ricevuta viene generata automaticamente e le relative informazioni vengono già associate alle categorie corrette.
I dati possono quindi essere utilizzati direttamente nella generazione del rendiconto, senza dover riclassificare manualmente ogni singola operazione.
Generare il rendiconto con WindDoc
Una volta registrate e categorizzate le operazioni, possiamo procedere con la generazione del rendiconto.
La funzione si trova in:
Associazione → Contabilità → Rendiconto
Da questa sezione possiamo visualizzare i rendiconti già generati oppure crearne uno nuovo.
WindDoc permette di generare sia il rendiconto classico, per le associazioni che non utilizzano i modelli del Terzo Settore, sia il rendiconto per gli Enti del Terzo Settore, utilizzando i relativi modelli, tra cui i modelli B, D ed E.
Per creare un nuovo rendiconto è sufficiente indicare:
- l’anno di riferimento;
- il modello da utilizzare.
È inoltre possibile scegliere come recuperare i dati relativi all’anno precedente. Possiamo utilizzare i dati di un rendiconto già generato in WindDoc oppure eseguire nuovamente il calcolo.
Una volta generato il rendiconto, WindDoc mostra gli importi organizzati secondo il modello selezionato.
Visualizzare le registrazioni che compongono il rendiconto
Il rendiconto generato da WindDoc non mostra soltanto i totali.
Per ogni voce è possibile espandere la relativa sezione e visualizzare le singole registrazioni che hanno determinato l’importo.
Questo permette di verificare più facilmente da quali operazioni deriva ciascun totale e di individuare eventuali dati da correggere.
Gli importi relativi all’esercizio precedente possono inoltre essere modificati manualmente, quando necessario.
Prima di utilizzare il rendiconto è importante verificare che i dati siano coerenti.
WindDoc mette a disposizione alcuni controlli che aiutano a individuare eventuali anomalie.
Avviso di sbilancio
Uno dei controlli riguarda l’eventuale sbilancio.
L’avviso viene mostrato quando la variazione dei saldi iniziali e finali dei conti non coincide con il risultato che emerge dai movimenti registrati nel rendiconto.
In presenza di uno sbilancio è quindi opportuno verificare le registrazioni effettuate.
Potrebbero, ad esempio, esserci:
- movimenti mancanti;
- pagamenti non registrati;
- incassi non registrati;
- registrazioni effettuate in modo errato.
Il controllo consente quindi di individuare più rapidamente eventuali differenze tra i movimenti registrati e la situazione effettiva dei conti dell’associazione.
Costi non categorizzati
Un altro controllo riguarda i Costi non categorizzati.
In questa sezione WindDoc raccoglie le registrazioni alle quali non è stata associata una categoria.
È quindi possibile individuare rapidamente le operazioni ancora da classificare e procedere con la relativa correzione.
Questo controllo è particolarmente utile per verificare che tutte le spese siano state associate alla corretta voce del rendiconto.
Esportare il rendiconto
Una volta completata la registrazione delle operazioni e terminate le verifiche, il rendiconto è pronto per essere utilizzato.
WindDoc permette di esportare il rendiconto in formato Excel oppure generarlo in PDF, mantenendo la struttura del modello selezionato.
In questo modo, registrando correttamente durante l’anno le entrate, le uscite, le relative categorie e i pagamenti, è possibile arrivare alla fine dell’esercizio con un rendiconto già strutturato e con gli strumenti necessari per verificarne la coerenza.
Dal modello Excel alla gestione completa con WindDoc
Il modello Excel rappresenta uno strumento utile per raccogliere e organizzare i dati necessari alla compilazione del rendiconto.
Con WindDoc No-Profit è invece possibile gestire questi dati durante tutto l’anno, classificando le operazioni, registrando incassi e pagamenti, controllando i saldi e generando direttamente il rendiconto.
Il risultato è una gestione più strutturata, che permette di arrivare alla chiusura dell’esercizio con i dati già organizzati e pronti per la generazione del rendiconto.