Che fare dopo aver costituito una associazione, quali sono i passi da compiere per rispettare le norme e creare una solida realtà associativa? Vediamo i passi da compiere.
subito dopo la costituzione, i primi adempimenti da compiere sono sicuramente l’acquisto dei libri sociali e dei libri e giornali della contabilità. Per cui i soci devono occuparsi di procedere all’acquisto del:
- Libro soci
- Libro delle adunanze e delle delibere dell’Assemblea dei soci
- Libro delle adunanze e delle delibere del Consiglio Direttivo
- Libro delle adunanze e delle delibere del Collegio dei sindaci (se lo avete predisposto)
Un aspetto molto importante a cui porre attenzione è quello di rispettare i principi etici e il perseguimento degli ideali dell’associazione. In questo modo si ha la possibilità di considerare le somme che si raccolgono come le quote istituzionali, importi che non verranno tassati. In pratica lo svolgere attività istituzionale dell’ente rappresenta il giusto modo di approvvigionare risorse presso i soci considerando le quote di partecipazione proventi che non saranno tassasti. Questo avviene non perché lo stato è “buono” ma perché l’associazione svolgendo una attività “sociale” con un impatto sulla società solleva lo stato dallo svolgere questo tipo di attività, per cui risparmia di più rendendo esentasse questi importi piuttosto che fare “lui”. Ecco perché è molto importante rispettare i propri principi istituzionali che ritroviamo nell’oggetto della associazione onde non vederci disconoscere tali importi come “istituzionali” e quindi considerarli “ricavi” con tutte le conseguenze che questo comporta.
Altra attività successiva e molto importante da compiere è l’ammissione dei soci.
Deve avvenire secondo questa modalità.
- Il Consiglio Direttivo deve predisporre un modulo per la “Domanda di ammissione del socio”
- Pertanto il socio presenta tale domanda all’associazione compilato con i propri dati personali e la propria richiesta di partecipazione all’associazione
- A fine mese o quando l’associazione ha raccolto un certo numero di richieste di ammissioni il Consiglio Direttivo si riunisce per deliberare l’ammissione dei canditati soci
- Al socio ammesso si deve consegnare una comunicazione di avvenuta ammissione e la sua tessera sociale magari numerata
- A questo punto deve essere compilato il Libro soci aggiornandolo con i nuovi ammessi, l’importo della quota versata e la data di delibera del Consiglio Direttivo.
Il socio da parte sua deve avere a disposizione lo statuto dell’associazione per comprendere i diritti e i doveri degli associati. Dall’altra il Consiglio Direttivo hai il compito di accettare o meno la domanda di ammissione da socio. Spesso alcune associazioni fissano determinati requisiti per poter accedere all’associazione e spesso si possono trovare varie categorie di soci (junior, senior ecc). Il Consiglio direttivo deve verificare la corretta compilazione delle domande e gli importi versati e deliberare quindi l’ammissione dei soci annotando tutto nel libro soci.
Il libro soci deve contenere l’elenco dei soci attivi e monitorare l’andamento delle varie posizioni per cui chi esce chi entra chi è in regola con i contributi annuali e chi meno. L’importanza di avere un libro soci anche per una associazione molto piccola è davvero importante perché dimostra di fronte a terzi la prova dell’esistenza dell’associazione di chi usa le attrezzature dell’associazione, i mezzi, le infrastrutture ecc. Dall’altra chi è iscritto nel libro soci ha diritto di partecipare alle assemblee, di votare, di decidere e votare i membri del Consiglio Direttivo, approvare il rendiconto annuale, la destinazione del disavanzo e quant’altro previsto da statuto e da regolamenti interni.
Per cui si immagini chi circola all’interno di un ente associativo che non è iscritto nel libro soci ma che ha pagato una quota di partecipazione qualsiasi essa sia. Tali somme quindi non saranno considerate quote associative (quindi esentasse), ma proventi veri e propri in quanto non si qualifica “socio”, ma persona estranea all’ente pertanto la quota versata rappresenta per l’ente un “ricavo” e non più una entrate istituzionale, con tutte le conseguenze, anche molto gravi che ne conseguono. Ricordate sempre che il 90% delle associazioni sono senza personalità giuridica il che significa che il Presidente dell’associazione in pratica è “illimitatamente” responsabile con tutto il proprio patrimonio (personale) per tutte le attività compiute dall’associazione! Quindi è importante che sia gestito tutto con ordine e con la dovuta attenzione per non incorrere in spiacevoli interpretazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate sempre a caccia di facili denari.!
Infine dopo la costituzione il Consiglio Direttivo deve fin da subito stabilire l’importo delle quote da versare parte dei soci. Deve convocare l’assemblea di inizio anno associativo nel corso del quale devono essere deliberate le linee guida dell’associazione e delle attività istituzionali, delle spese da affrontare, delle varie attività che si vogliono porre in essere.
Inoltre il Consiglio deve sempre nella medesima sede proporre un bilancio di previsione, gestire le deleghe e gli incarichi dei consiglieri nonché banale, ma estremamente utile aprire il conto corrente (magari presso Banca Etica o simili istituti che assistono o seguono le associazioni) nonché nominare il tesoriere che ne avrà la dovuta responsabilità.
Il Consiglio quindi si deve occupare anche di gestire tutti i rimborsi spese, le fatture, le note, gestire la documentazione contabile, nonché redigere tutti i verbali, tenere in ordine i libri sociali, i libri delle adunanze e quelle degli organi sociali!
E a fine anno sociale Il Consiglio di deve occupare di predisporre il rendiconto di fine anno che deve rispecchiare in modo trasparente le attività dell’associazione. Deve contenere in modo chiaro e comprensibile tutti gli accadimenti avvenuti nel corso dell’anno sociale. Per svolgere questa attività occorre annotare in un giornale di prima nota cassa – banca tutti i movimenti effettuai per cui le entrate e le uscite. Se poi l’associazione applica la Legge 398/1991 sicuramente questa attività è da affidare ad un software che vi aiuti a gestire in modo più completo tale attività.
Le cose sono tante ed è molto importante vivere lo spirito associativo delegando tutte queste funzioni il più possibile in modo che i soci siano coinvolti e che abbiamo proprie responsabilità per cui importante quando scegliete il software che questo sia in grado di gestire l’accesso da parte di più utenti in modo da non accentrare tutte le attività solo in capo al Presidente.