Le raccolte fondi rappresentano uno strumento importante per le associazioni e gli enti del Terzo Settore, perché permettono di reperire le risorse necessarie per sostenere le proprie attività e realizzare progetti di interesse sociale.
Organizzare una raccolta fondi, però, non significa soltanto ricevere donazioni. È importante anche tenere traccia delle entrate e delle spese sostenute, predisporre la documentazione richiesta e riportare correttamente i risultati nel rendiconto annuale dell’associazione.
In questa guida vediamo come gestire una raccolta fondi, quali sono le principali voci da rendicontare e come WindDoc NoProfit permette di semplificare la gestione contabile e la generazione della documentazione.
Raccolta fondi abituale e occasionale: quali sono le differenze?
Prima di affrontare gli aspetti contabili, è importante distinguere le due principali tipologie di raccolta fondi: abituale e occasionale.
Raccolta fondi abituale o continuativa
La raccolta fondi abituale viene svolta in modo regolare e strutturato nel tempo e rappresenta una componente stabile dell’attività dell’associazione.
Alcuni esempi sono:
- Richieste periodiche di donazioni tramite bollettini postali.
- Campagne continuative di raccolta fondi online.
- Attività di telemarketing finalizzate alla raccolta di donazioni.
- Iniziative ricorrenti per coinvolgere sostenitori e finanziatori.
Queste attività devono essere correttamente registrate e rendicontate, distinguendo i proventi ottenuti dagli oneri sostenuti.
Raccolta fondi occasionale
La raccolta fondi occasionale è invece legata a una specifica iniziativa, a un evento, a una ricorrenza oppure a una particolare emergenza.
Pensiamo, ad esempio, a un’associazione che organizza un banchetto per la vendita di panettoni a Natale, una raccolta fondi per Pasqua oppure un evento di beneficenza.
In questi casi è importante documentare l’iniziativa e predisporre il rendiconto specifico previsto dalla normativa applicabile, accompagnato dalla relativa relazione illustrativa.
Quali documenti servono per rendicontare una raccolta fondi?
La gestione documentale dipende dalla tipologia di raccolta fondi e dagli obblighi applicabili all’ente.
Per le raccolte pubbliche di fondi effettuate dagli enti del Terzo Settore non commerciali, la normativa prevede specifici obblighi di rendicontazione. In particolare, l’articolo 87, comma 6, del Codice del Terzo Settore disciplina la predisposizione di un rendiconto specifico per ciascuna raccolta pubblica di fondi, corredato da una relazione illustrativa.
I dati relativi alle raccolte fondi devono inoltre essere riportati nel rendiconto annuale, secondo il modello contabile adottato dall’ente.
È quindi necessario organizzare correttamente le registrazioni, così da poter individuare con facilità tutte le entrate e le uscite riferite a ciascuna iniziativa.
Come gestire una raccolta fondi che attraversa due anni?
Un aspetto importante riguarda le raccolte fondi che iniziano in un anno e terminano in quello successivo.
Immaginiamo che l’esercizio dell’associazione coincida con l’anno solare, dal 1° gennaio al 31 dicembre.
Se organizziamo una raccolta fondi per Pasqua che inizia e termina nello stesso anno, la rendicontazione farà riferimento al periodo dell’iniziativa.
Se invece organizziamo una raccolta fondi natalizia che inizia il 20 dicembre e termina il 10 gennaio dell’anno successivo, occorre prestare attenzione alla suddivisione per esercizio e agli adempimenti applicabili.
Nel caso in cui siano necessarie rendicontazioni distinte per i due esercizi, dovremo predisporre:
- Una rendicontazione relativa al periodo dal 20 al 31 dicembre.
- Una rendicontazione relativa al periodo dal 1° al 10 gennaio.
In questo modo sarà possibile distinguere correttamente le operazioni riferite ai due anni.
Come compilare il rendiconto della raccolta fondi
Il rendiconto specifico della raccolta fondi permette di riepilogare i proventi ottenuti e gli oneri sostenuti per realizzare l’iniziativa.
Il prospetto ministeriale previsto per le raccolte pubbliche occasionali è organizzato in due sezioni principali: A – Proventi ed entrate e B – Oneri ed uscite.
Sezione A – Proventi ed entrate
Questa sezione raccoglie le entrate generate dalla raccolta fondi ed è suddivisa in diverse categorie.
Liberalità monetarie
Comprendono le donazioni in denaro ricevute attraverso contanti, bonifici, assegni, carte o altri sistemi di pagamento, secondo la corretta classificazione contabile.
Valore di mercato delle liberalità non monetarie
Riguarda i beni ricevuti in donazione, ai quali deve essere attribuito il relativo valore di mercato.
Ad esempio, un’azienda potrebbe donare all’associazione 50 scatole di panettoni da utilizzare o distribuire nell’ambito di una raccolta fondi. Il valore dei beni ricevuti dovrà essere determinato e riportato nella categoria prevista.
Altri proventi
Comprendono le altre entrate derivanti dall’iniziativa, come ad esempio gli incassi per una cena di beneficenza, la vendita di gadget oppure le quote di partecipazione a un evento solidale.
Sezione B – Oneri ed uscite
Questa sezione raccoglie le spese sostenute per organizzare e realizzare la raccolta fondi.
Oneri per acquisto di beni
Comprendono i costi per acquistare i materiali necessari all’iniziativa, come alimenti per una cena di beneficenza, uova di Pasqua oppure materie prime per realizzare oggetti e gadget.
Oneri per acquisto di servizi
Riguardano i servizi acquistati da fornitori esterni, come il compenso per un tecnico del suono, i servizi di pulizia oppure altri servizi necessari per l’evento.
Oneri per noleggi, affitti o utilizzo di attrezzature
In questa categoria rientrano le spese per il noleggio di gazebo, tavoli, sedie e altre attrezzature, oltre agli eventuali costi di affitto degli spazi utilizzati.
Oneri promozionali
Comprendono le spese per promuovere l’iniziativa, come la stampa di volantini, manifesti e cartelloni oppure le sponsorizzazioni sui social network.
Oneri per lavoro dipendente o autonomo
Riguardano i costi per il personale e i professionisti coinvolti nell’organizzazione della raccolta fondi, quando pertinenti e correttamente documentati.
Oneri per rimborsi ai volontari
Comprendono i rimborsi delle spese sostenute dai volontari per conto dell’associazione, nel rispetto delle condizioni e delle modalità di documentazione previste dalla normativa.
Altri oneri
Questa categoria raccoglie le spese che non rientrano nelle voci precedenti, come eventuali commissioni bancarie legate ai pagamenti oppure costi assicurativi specifici dell’iniziativa.
Una corretta classificazione delle entrate e delle uscite è fondamentale per ottenere un rendiconto completo e facilmente verificabile.
Come organizzare le registrazioni contabili
Per predisporre correttamente il rendiconto, è necessario tenere traccia di tutte le operazioni economiche collegate alla raccolta fondi.
Se si procede manualmente, può essere utile raccogliere in una cartella dedicata le fatture di acquisto, le ricevute, la documentazione delle spese sostenute e le informazioni relative alle donazioni ricevute.
Con WindDoc NoProfit invece puoi semplificare la gestione contabile delle raccolte fondi, collegando entrate e uscite all’iniziativa tramite la funzione Centri di Costo e di Ricavo, facilitando la predisposizione del relativo rendiconto. Per scoprire come creare una raccolta fondi e gestirla nel software, consulta la guida dedicata.
Predisporre la relazione della raccolta fondi
Una volta raccolte e classificate tutte le entrate e le uscite, possiamo predisporre il prospetto economico della raccolta fondi e completare la documentazione con la relativa relazione illustrativa.
Nella relazione è necessario descrivere l’iniziativa svolta, indicando, tra le altre informazioni, la tipologia di raccolta fondi, il periodo di realizzazione, le modalità di raccolta delle donazioni e i risultati ottenuti.
Per facilitare la predisposizione del documento, abbiamo preparato un modello di relazione per la raccolta fondi, che potete scaricare gratuitamente e utilizzare come base, adattandolo alle caratteristiche della vostra iniziativa.
Scarica il modello di relazione per la raccolta fondi
Una volta completata la relazione e predisposto il relativo rendiconto economico, sarà possibile conservare la documentazione insieme agli altri documenti dell’associazione.
Ricordiamo infine che gli enti tenuti a questo adempimento devono rispettare gli obblighi di deposito previsti dalla normativa applicabile. Per gli enti del Terzo Settore soggetti all’obbligo di deposito del bilancio presso il RUNTS, la scadenza ordinaria è il 30 giugno dell’anno successivo alla chiusura dell’esercizio.