Modelli di verbali principali e la gestione del libro verbali nelle associazioni
1. Importanza del libro verbali
Il libro verbali garantisce tracciabilità, legalità e coerenza nella gestione dell’associazione. Ogni delibera, elezione, approvazione di bilancio o modifica statutaria deve essere correttamente verbalizzata e conservata nel tempo. Il libro verbali può assumere forma cartacea o digitale, purché rispetti determinati criteri di integrità e immodificabilità.
2. Tipologie di verbali principali
A seconda dell’organo che si riunisce, esistono diversi modelli di verbali:
a.Verbale di Assemblea dei Soci- Convocazione (modalità, data, luogo);Elenco dei partecipanti o indicazione del quorum;
- Ordine del giorno;
- Discussione e interventi rilevanti;
- Delibere adottate (con risultati delle votazioni);
- Firma del Presidente e del Segretario.
-
- Elenco dei consiglieri presenti;
- Argomenti trattati (es. approvazione bilancio, ammissione nuovi soci, organizzazione attività);
- Decisioni operative e strategiche;
- Votazioni (se previste);
- Firma del Presidente e del Segretario;
- Sintesi delle attività di vigilanza svolte;
- Eventuali osservazioni o rilievi;
- Pareri su bilanci e rendiconti.
3. Modalità di redazione
Il verbale deve essere redatto:
- In maniera chiara, sintetica ma completa;
- Cronologicamente e senza spazi vuoti (se cartaceo);
- In formato non modificabile e firmato digitalmente (se digitale);
- Immediatamente dopo la riunione o comunque entro un termine ragionevole (di solito 10 giorni).
4. Gestione del libro verbali
Cartaceo:
- Libro rilegato con pagine numerate;
- Nessuna pagina deve essere asportabile;
- Verbali firmati in originale e archiviati cronologicamente.
Digitale:
- File PDF/A firmati digitalmente dal Presidente e dal Segretario;
- Conservazione ordinata in cartelle per anno/organismo;
- Possibilità di conservazione a norma tramite PEC o software di archiviazione.
5. Conservazione e consultazione
I libri verbali devono essere conservati per almeno 10 anni e messi a disposizione dei soci che ne facciano richiesta, secondo le modalità previste dallo statuto. La corretta conservazione è fondamentale anche in caso di ispezioni o richieste da parte degli enti pubblici.
6. Conclusione
Redigere e gestire correttamente i verbali non è solo un adempimento formale, ma uno strumento di tutela per l’associazione. L’adozione di modelli standardizzati e l’organizzazione ordinata del libro verbali contribuiscono a garantire trasparenza, legalità e partecipazione alla vita associativa.
7. Redazione facilitata dei verbali con winddoc
Uno degli strumenti digitali che oggi può semplificare enormemente la vita delle associazioni, specialmente per quanto riguarda la gestione documentale, è WindDoc.
Questo software, pensato per la creazione e gestione di documenti strutturati, permette di:
- Utilizzare modelli preimpostati: consente di partire da template già formattati per verbali di assemblea, consigli direttivi o collegi revisori, riducendo il rischio di errori formali;
- Automatizzare intestazioni, date, nomi e firme: con pochi clic è possibile personalizzare il verbale con i dati specifici dell’associazione e della riunione;
- Salvare e archiviare in formato PDF/A: fondamentale per chi gestisce i verbali in formato digitale, anche in ottica RUNTS;
- Collaborazione online: più membri del direttivo possono lavorare sullo stesso documento, anche a distanza;
- Conservazione sicura e ordinata: WindDoc offre una gestione centralizzata dei documenti, con archiviazione cronologica e possibilità di ricerca per parole chiave.
Grazie a strumenti come WindDoc, redigere verbali non è più un’operazione lenta e macchinosa, ma un processo guidato e standardizzato, nel rispetto della normativa e delle esigenze organizzative delle associazioni. Redigere e gestire correttamente i verbali non è solo un adempimento formale, ma uno strumento di tutela per l’associazione. L’adozione di modelli standardizzati e l’organizzazione ordinata del libro verbali contribuiscono a garantire trasparenza, legalità e partecipazione alla vita associativa.