Registro dei volontari in Formato digitale

Il registro dei Volontari è un registro cui devono essere iscritti tutti i volontari non occasionali che svolgono attività negli enti del Terzo settore (Ets).

Come Funziona

Ogni socio e non che volge attività di volontariato non occasionale all’interno di un’associazione deve essere iscritto in un’apposito registro dei volontari.

Per legge il registro deve essere numerato progressivamente in ogni pagina, bollato in ogni foglio da un notaio o pubblico ufficiale che sia abilitato ad eseguire tale procedura, e deve riportale nell’ultima pagina il numero di foglio che compongono tale registro.

Dal cartaceo al Digitale

In riferimento all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile:

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni(1).

è possibile tenere un registro digitale con sistemi elettronici qualora venga assicurato l’inalterabilità delle scritture e la data a cui esse sono state apposte. Per eseguire questa procedura è sufficiente realizzare un libro soci in formato digitale, firmalo con firma elettronica ed apporgli marca temporale. Tramite questa procedura riusciremo ad avere un libro volontari che rispetti le direttive di inalterabilità del file e la data di apposizione riportate nell’art. 2215-bis.

Come riportato sul sito della Camera di Commerci della Romagna al seguente link è menzionato un servizio digitale denominato “Libri digitali” che permette la marcatura dei libri in formato digitale apponendo automaticamente marca temporale e conservazione sostitutiva per 10 anni tramite il servizio Portale dei libri digitali, un ottimo servizio ad un prezzo accessibile proposto proprio dalla Camera di Commerci d’Italia.

Libro Volontari Digitale in WindDoc

Abbiamo realizzato in WindDoc una gestione dedicata che permette di inserire dinamicamente i soci all’interno di un registro digitale ed esportarlo in formato PDF o excel. Dai file generati è sufficiente firmarli con firma digitale ed apporgli marca temporale. Per poter apporre firma digitale e marca temporale potete far riferimento ai software più utilizzati sul mercato: