Progettare l’evento

Per prima cosa occorre valutare che tipo di evento si vuole organizzare. Che sia una piccola festa o una grande manifestazione, le attività da compiere sono davvero tante e richiede non solo l’aiuto di tutta l’associazione, ma di attivarsi con grande capacità organizzativa. Prima di tutto occorre pianificare l’attività. Cioè creare uno schema di funzioni e responsabilità a matrice, stile canvas in grado di individuare le cose da fare e da assegnare a chi dovrà portare a termine le varie attività. Tempi e luoghi devono essere tutti definitivamente assegnati ad un responsabile monitorati nel tempo di esecuzione e con un budget assegnato. Tante sono le applicazioni utili allo scopo per esempio diagrammi di gant on line o gestione del tempo sicuramente vi aiuteranno a creare una prima impostazione di base semplice ma efficace.

A cosa fare attenzione.

A tutte le comunicazioni obbligatorie. Rappresenta uno degli aspetti più importanti ovviamente in fase di progettazione. Primo fra tutti i tempi della pubblica amministrazione non coincidono con quelli degli organizzatori per cui occorre muoversi con molto tempo gestendo tempi e autorizzazioni con estrema cura. Si parte con la comunicazione al Comune, onde evitare di sovrapporre le manifestazioni con altre già organizzate da altre associazioni o simili. In secondo luogo, occorre contattare la prefettura per poter garantire la gestione dell’evento nel pieno della sicurezza ed eventualmente nella gestione di eventuali mezzi di soccorso vie d’uscita ecc. A questo punto si passa eventualmente ai vigili del fuoco o altri enti nel rispetto delle norme di sicurezza antincendio o nel caso di strutture o palchi che necessitano di una sorta di certificazione. Ovviamene l’Ausl nel caso in cui si tratti di attività gastronomiche o somministrazione anche se appoggiarsi a servizi di catering e ristorazione è non solo consigliato ma spesso obbligatorio perché quasi mai le associazioni hanno in pancia capacità organizzative o le autorizzazioni necessarie allo svolgimento di queste attività commerciali. Un buon servizio di catering è sicuramente un plus per la gestione e per la necessaria professionalità nello svolgimento del servizio.

A questo occorre aggiungere il controllo acustico a tutela sia degli operatori, ma anche nei confronti di chi partecipa alla manifestazione nonché degli abitanti che “subiscono” l’evento. Non può certo mancare la relativa comunicazione alla Siae per i diritti musicali, l’eventuale scia temporanea al comune al Suap e perché no un parere della sovraintendenza nel caso in cui l’evento coinvolga piazze storiche o simili onde evitare danneggiamenti involontari alle fontane monumenti e simili. Da ultimo occorre segnalare l’evento alle forze di Polizia, Carabinieri, Guardia di finanza Polizia Municipale non per un coinvolgimento diretto (ovviamente dipende dalla dimensione della manifestazione) ma per fare in modo che tutti gli organi competenti siano avvertiti e affinché nessuno si trovi impreparato. Si si immagini l’eventuale chiusura di strade ponti piazze e impatto sulla circolazione stradale.

Non si dimentichi inoltre che nel caso in cui all’interno delle manifestazioni vengano svolti giochi a premio o simili occorre anche l’autorizzazione ministeriale e rispettare i rigorosi termini che la normativa prevedere in queste ipotesi.

E come possiamo gestire tutte queste incombenze? Se non con un software completo semplice e affidabile con winddocnoprofit! Infatti, grazie a questa piattaforma si potrà sfruttare la sezione eventi di facile consultazione:
Per creare un evento con l’applicazione si dovrà entrare nella home page del portale winddocnoprofit.com e andare nella sezione di sinistra, aprire la tendina associazione e selezionare cliccando “eventi”. A questo punto si potrà creare l’evento cliccando in alto a destra assegnando un nome a piacere. Nella schermata che troverete verranno riepilogati tutti gli eventi creati nel tempo e quindi eventualmente recuperare info utili.

Entrati nella sezione eventi si potrà caricare il logo dell’evento, quindi il nome dell’evento la data dell’evento ed eventualmente una breve descrizione dell’evento stesso.

Successivamente si deciderà se l’evento sarà gratuito oppure a pagamento. Ovviamente occorre fare attenzione in questa fase perché in base a come è configurata l’associazione è necessario rispettare le normative vigenti per non incorrere in situazioni in cui l’evento rappresenti una attività commerciale a tutti gli effetti (con tutte le conseguenze fiscali) oppure se sia di natura prettamente istituzionale per cui rivolto solo ai propri associati. In questa fase confrontarsi con il proprio consulente per poter impostare fiscalmente in modo corretto la gestione dell’evento.

Il portale offre la possibilità di creare un evento gratuito o a pagamento. In questo caso si potrà decidere che tipo di iscrizione all’evento potrà essere riservata; solo ai soci dell’associazione oppure impostare l’iscrizione all’evento che ne consenta anche la “pre” iscrizione del partecipante all’associazione come socio, ricordando però che sarà sempre il comitato direttivo a decidere con un verbale apposito l’ammissione dell’iscritto alla associazione o meno all’associazione.

Queste opzioni le si troveranno selezionando dal menu a tendina “Tipo di iscrizione” quindi se libero e aperto a tutti oppure se l’iscrizione è rivolta a chi poi successivamente vorrà diventare anche socio dell’associazione stessa.

È possibile quindi assegnare la quota di iscrizione impostando l’importo e l’indirizzo geolocalizzato dell’eventi in modo da consentire a tutti di vedere il luogo in cui si svolgerà l’evento o la manifestazione.

Nei prossimi articoli illustreremo come procedere in sede di evento alla iscrizione manuale di un socio oppure come impostare l’iscrizione automatica.!