La gestione delle ore di volontariato è un’attività importante per molte associazioni del Terzo Settore, in particolare per ODV, APS, associazioni di Protezione Civile e altre organizzazioni che svolgono le proprie attività grazie al contributo dei volontari.
Registrare in modo ordinato le ore svolte consente all’associazione di sapere quanto tempo viene dedicato alle diverse attività, mantenere uno storico del lavoro svolto dai volontari e disporre dei dati necessari per la predisposizione del rendiconto annuale.
Ma come si gestiscono le ore di volontariato? E come vengono valorizzate nel rendiconto dell’associazione?
Perché è importante registrare le ore di volontariato
Un’associazione può svolgere durante l’anno numerose attività: assistenza, formazione, organizzazione di eventi, attività sociali, interventi sul territorio, gestione della sede e molte altre iniziative.
Per ciascuna di queste attività possono essere impiegati uno o più volontari, per un numero di ore differente.
Per questo motivo è importante avere un sistema che permetta di registrare le ore di volontariato svolte, associandole al volontario e all’attività effettuata.
La registrazione delle ore permette di avere una visione precisa dell’impegno dei volontari e diventa particolarmente utile al momento della predisposizione del rendiconto di fine anno.
Oltre alle ore, è possibile registrare la tipologia di attività o la mansione svolta, così da poter determinare correttamente anche il relativo valore economico.
Ore di volontariato e oneri figurativi
Le ore prestate dai volontari non costituiscono un costo effettivamente sostenuto dall’associazione. Il volontario, infatti, svolge la propria attività gratuitamente.
Nel rendiconto, tuttavia, le ore di volontariato devono essere valorizzate economicamente e riportate nella sezione “Oneri figurativi”.
Gli oneri figurativi permettono quindi di rappresentare economicamente il valore dell’attività svolta gratuitamente dai volontari.
In altre parole, l’associazione non sostiene realmente una spesa per quelle ore, ma attribuisce loro un valore economico che consente di rappresentare nel rendiconto anche il contributo fornito dal lavoro volontario.
Per effettuare questa valorizzazione è necessario conoscere il numero di ore svolte e il valore orario associato alla tipologia di attività o mansione.
Come valorizzare le ore di volontariato
Per determinare il valore degli oneri figurativi è necessario partire dalle ore effettivamente svolte dai volontari.
Ad ogni attività può essere associata una determinata categoria, alla quale corrisponde un valore orario. Moltiplicando il numero delle ore svolte per il relativo valore orario è possibile determinare il valore economico dell’attività di volontariato.
Ad esempio, se un volontario svolge 20 ore di un’attività valorizzata a 10 € all’ora, il valore complessivo del lavoro volontario sarà pari a 200 €.
È quindi fondamentale che l’associazione disponga di un registro aggiornato delle attività svolte durante l’anno.
Valori di riferimento per la valorizzazione
La valorizzazione delle ore può essere effettuata utilizzando valori orari differenti in funzione della tipologia di attività e del livello di responsabilità richiesto.
A titolo di riferimento, possono essere utilizzate le seguenti fasce:
| Categoria | Tipologia di attività | Retribuzione mensile | Valore orario |
|---|---|---|---|
| A1 | Mansioni generiche o di base | 1.300 € – 1.500 € | 7,88 € – 9,09 € |
| B1 | Operatori con esperienza o qualifica specifica | 1.600 € – 1.800 € | 9,70 € – 10,91 € |
| C2 | Educatori, infermieri e ruoli con autonomia media | 2.000 € – 2.200 € | 12,12 € – 13,33 € |
| D3 | Coordinatori o professionisti con elevata responsabilità | 2.500 € – 3.000 € | 15,15 € – 18,18 € |
Gli importi sono indicativi e possono variare in funzione degli aggiornamenti contrattuali e dei criteri utilizzati per la valorizzazione.
L’associazione deve quindi individuare la categoria più adatta all’attività svolta e registrare le ore effettuate dal volontario.
Come tenere un registro delle ore di volontariato
Gestire le ore di volontariato su un semplice foglio Excel può diventare complicato quando il numero dei volontari e delle attività aumenta.
Durante l’anno, infatti, possono essere registrate centinaia o migliaia di ore, distribuite tra volontari, attività e mansioni differenti.
Per una corretta gestione è quindi utile registrare almeno:
- il volontario che ha svolto l’attività;
- la data;
- l’attività effettuata;
- il numero di ore;
- la mansione o categoria di riferimento;
- il valore orario utilizzato per la valorizzazione.
A fine anno sarà così possibile ottenere il totale delle ore svolte e il relativo valore economico, necessario per la gestione degli oneri figurativi nel rendiconto.
La registrazione durante tutto l’anno permette inoltre di evitare di dover ricostruire a posteriori le attività svolte dai volontari.
Gestire le ore di volontariato con WindDoc NoProfit
WindDoc NoProfit è il gestionale pensato per le associazioni che vogliono organizzare in modo semplice e centralizzato le proprie attività.
Tra le funzionalità disponibili è presente anche una gestione dedicata alle ore di volontariato, che permette di organizzare le attività e registrare il lavoro svolto dai volontari.
L’associazione può creare un vero e proprio calendario delle attività, indicando gli interventi da svolgere e quelli già effettuati.
I volontari possono essere coinvolti direttamente nella gestione delle attività, visualizzando quelle da svolgere e registrando in autonomia le attività completate.
Per ogni attività è possibile indicare le ore effettuate e la relativa tipologia di mansione. Il sistema può quindi utilizzare il valore orario associato alla mansione per determinare automaticamente il valore degli oneri figurativi.
In questo modo l’associazione non deve effettuare manualmente i calcoli al termine dell’anno: le informazioni sulle attività e sulle ore svolte vengono raccolte durante tutto l’anno e possono essere utilizzate per la predisposizione del rendiconto.
Un’unica gestione per volontari, attività e rendiconto
Gestire correttamente le ore di volontariato significa soprattutto evitare di arrivare alla fine dell’anno senza avere una situazione completa delle attività svolte.
Con WindDoc NoProfit è possibile raccogliere in un unico sistema le informazioni relative ai volontari e alle loro attività, mantenendo uno storico delle ore effettuate e del relativo valore.
L’associazione può così avere sempre sotto controllo quante ore di volontariato sono state svolte, quali attività sono state effettuate e qual è il valore complessivo del lavoro dei volontari.
Un modo più semplice e organizzato per gestire il volontariato durante tutto l’anno e arrivare alla predisposizione del rendiconto annuale con i dati già raccolti e valorizzati.