Il Registro dei Volontari è un documento obbligatorio per tutti gli enti del Terzo Settore (ETS) che si avvalgono dell’attività stabile e continuativa di volontari.
Come Funziona
Secondo quanto previsto dal Decreto Legislativo 3 luglio 2017, n. 117, articolo 17, gli ETS devono tenere un registro apposito in cui siano iscritti tutti i volontari che operano in modo non occasionale.
È importante chiarire che, ai sensi del comma 6 dello stesso articolo, non è considerato volontario l’associato che si limita a coadiuvare saltuariamente gli organi sociali o gli amministratori nello svolgimento delle loro funzioni.
La normativa prevede inoltre che il registro sia numerato progressivamente in ogni pagina e bollato su ciascun foglio da un notaio o altro pubblico ufficiale abilitato. Nell’ultima pagina deve essere indicato il numero complessivo dei fogli che lo compongono, a garanzia dell’integrità e della completezza del documento.
Contenuti del registro
Il decreto stabilisce con chiarezza quali informazioni devono essere registrate per ogni volontario. Tra i dati richiesti rientrano il codice fiscale oppure, in alternativa, le generalità complete comprensive di luogo e data di nascita. È inoltre necessario indicare la residenza o, se diversa, il domicilio, oltre alla data in cui il volontario ha iniziato e cessato l’attività all’interno dell’organizzazione. Queste due date coincidono rispettivamente con l’iscrizione e la cancellazione dal registro.
Dal cartaceo al Digitale
Il Decreto Ministeriale del 6 ottobre 2021, all’articolo 3 comma 2, stabilisce che il registro dei volontari può essere tenuto anche in formato elettronico o telematico, a condizione che venga garantita l’inalterabilità delle scritture e la tracciabilità della data in cui esse vengono apposte.
Una base normativa utile in questo contesto è offerta dall’articolo 2215-bis del Codice Civile che riportiamo sotto per chiarezza.
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni(1).
L’articolo disciplina l’utilizzo dei documenti informatici in ambito societario: è perfettamente legittimo mantenere il registro dei volontari in formato digitale, a patto che venga firmato digitalmente e corredato da una marca temporale.
Questa procedura consente di garantire sia l’autenticità del documento (firma digitale) che la data certa di firma (Marca Temparale), rendendo il registro conforme ai requisiti previsti dalla normativa vigente.
ATTENZIONE!
Tale registro in forma digitale deve essere stampato, vidimato e deve essere apposta marca temporale almeno 1 volta all’anno.Libro Volontari Digitale in WindDoc
All’interno di WindDoc è disponibile una funzione dedicata che consente di gestire in modo semplice e dinamico il registro dei volontari. È possibile inserire i nominativi direttamente nella piattaforma e generare il documento in formato PDF o Excel.
Una volta esportato il file, sarà sufficiente applicare la firma digitale e la marca temporale per renderlo conforme alle disposizioni di legge in materia di inalterabilità e data certa. Per effettuare queste operazioni si possono utilizzare i principali software di firma elettronica presenti sul mercato come :